Rentabilidad por proyecto

Facturar mucho no significa ganar mucho. La rentabilidad por proyecto de AECO360° te dice el margen real de cada encargo cruzando lo que has facturado con lo que te ha costado: gastos directos y coste de las horas dedicadas. En esta lección verás dónde encontrar este informe, cómo se calcula el margen y cómo leer las alertas. Usamos el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.

Dónde se ve

En el menú lateral entra en Tesorería y abre Rentabilidad. Verás el panel Rentabilidad por proyecto, con un resumen arriba, dos listados de los mejores y peores resultados, y una tabla con todos tus proyectos.

Cómo se calcula el margen

Para cada proyecto, AECO360° aplica esta fórmula:

Margen = Honorarios - Gastos - Coste de horas

Y el margen en porcentaje es ese margen dividido entre los honorarios. Vamos pieza por pieza:

• Honorarios: la suma de tus facturas asociadas a ese proyecto que están emitidas, parcialmente cobradas o cobradas. Las facturas en borrador y las anuladas no cuentan.
• Gastos: la suma de los gastos imputados al proyecto que están en estado registrado o pagado. Los borradores y los anulados no cuentan.
• Coste de horas: el coste de la dedicación imputada al proyecto, calculado como horas imputadas multiplicadas por su tarifa.

Por eso es tan importante asociar facturas y gastos al proyecto correcto, y registrar las horas que dedicas a cada encargo.

Imputación de horas, no control horario

Conviene dejar claro qué son esas horas. AECO360° hace imputación de horas por proyecto: registras cuánto tiempo dedicas a cada encargo para conocer su coste real y su margen. No es un sistema de control horario de empleados; no ficha entradas y salidas ni vigila jornadas. Las horas son una herramienta de gestión de proyectos, no de control de personal.

La imputación de horas está disponible en los planes PRO y superiores. Las horas se imputan desde su propia sección y cada registro lleva sus horas y su tarifa, que es lo que el panel convierte en coste. Toda la dedicación imputada cuenta como coste del proyecto, se haya facturado al cliente o no, porque a tu estudio le ha costado tiempo igualmente.

Leer el panel

El panel se organiza así:

1. Cabecera: recuerda la fórmula del margen y muestra el umbral de alerta actual de tu estudio (por defecto, 15 %).
2. Aviso de proyectos en alerta: si hay encargos por debajo del umbral, te avisa de cuántos son.
3. Top 5 más rentables y Top 5 peores resultados: un vistazo rápido a los extremos, por margen porcentual.
4. Todos los proyectos: una tabla con, para cada proyecto, los Honorarios, los Gastos, el Coste horas, el Margen (en euros), el Margen % y el Estado.

El estado de cada fila puede ser:

• Sin facturar: el proyecto todavía no tiene honorarios; aún no se puede calcular un porcentaje de margen.
• OK: el margen porcentual está en el umbral o por encima.
• Alerta: el proyecto factura, pero su margen está por debajo del umbral. Conviene revisarlo.

Puedes pulsar el nombre de cualquier proyecto para abrir su detalle, con el desglose de honorarios facturados, gastos directos, coste de horas y el margen resultante.

Exportar e imprimir

Desde la cabecera del panel tienes tres opciones:

1. Exportar CSV: descarga la tabla de rentabilidad en formato de hoja de cálculo.
2. Exportar Excel: la misma información en formato Excel.
3. Descargar PDF: un informe en PDF de la rentabilidad global.

También puedes generar el PDF del detalle de un proyecto concreto desde su ficha. Son documentos útiles para tu gestor, para una reunión o para tu propio archivo.

Cómo aprovecharlo

La rentabilidad real depende de que los tres ingredientes estén bien alimentados:

• Asocia cada factura a su proyecto, y emítela (no se quede en borrador).
• Imputa cada gasto al proyecto al que pertenece y mantenlo en estado registrado o pagado.
• Registra las horas dedicadas a cada encargo con su tarifa.

Si un proyecto aparece en alerta, no significa que esté mal: significa que hay que mirarlo. Quizá faltan facturas por emitir, sobran horas dedicadas, o los gastos se han comido el margen previsto.

Consejos

• Revisa el panel al cerrar cada proyecto y, mejor aún, periódicamente: así detectas a tiempo los encargos que se te tuercen.
• Ajusta el umbral de alerta al margen mínimo que de verdad te interesa mantener.
• Usa el detalle por proyecto y su PDF para tus reuniones de seguimiento.

Errores frecuentes

• No asociar facturas o gastos al proyecto: quedan fuera del cálculo y el margen sale distorsionado.
• No imputar horas: el coste de tu dedicación no aparece y el proyecto parece más rentable de lo que es.
• Confundir imputación de horas con control horario: aquí mides dedicación a proyectos para calcular coste, no jornadas de personal.
• Mirar solo los honorarios: un proyecto que factura bien puede tener margen bajo si los gastos y las horas son altos. El margen es lo que manda.