OCR: lectura automática de documentos

Pasar a mano cada factura de proveedor a un gasto es de las tareas más repetitivas y tediosas de un estudio. El OCR de AECO360° lee el texto de tus documentos escaneados, reconoce de qué tipo son y te adelanta el trabajo: de una factura escaneada salta directamente a un gasto en borrador, con sus datos ya rellenados, para que tú solo revises y apruebes. En esta lección lo vemos con el estudio de demostración, Estudio Riquelme.

Qué es (y qué no es)

El OCR es una lectura y clasificación automática de documentos. No es inteligencia artificial: funciona con un motor de reconocimiento de texto (OCR) y un conjunto de reglas que identifican el tipo de documento y extraen sus datos. Reconoce facturas, albaranes, certificados de PRL y documentos genéricos, y de cada uno saca los campos relevantes (importe, número de factura, NIF del proveedor, fechas...). Es una función según plan, incluida a partir del plan Studio, con un límite mensual de documentos.

Leer un documento con OCR

1. Sube el documento a la ficha donde corresponda (por ejemplo, a un gasto o a un proyecto) y abre su detalle desde el apartado Documentos.
2. En el panel Análisis OCR, pulsa Analizar con OCR. Cada análisis consume 1 acción de tu límite OCR mensual.
3. El análisis se procesa en segundo plano; el panel se actualiza solo cuando termina.
4. Cuando está listo, verás el tipo detectado (factura, albarán, certificado PRL...), los campos extraídos y el texto completo si lo despliegas.

Si la confianza de la extracción es baja, AECO360° te avisa para que revises los datos con más cuidado antes de seguir. El OCR admite documentos de varias páginas.

De factura a gasto

Aquí está el gancho de verdad. Cuando el OCR detecta que el documento es una factura y tienes permiso para crear gastos, aparece el botón Crear gasto:

1. Pulsa Crear gasto.
2. AECO360° crea un gasto con los datos leídos (importe, fecha, proveedor) ya volcados.
3. Revisas el gasto, ajustas lo que haga falta, le pones su categoría y lo apruebas.

Así conviertes una factura escaneada en un gasto en segundos, sin teclear los datos a mano. Si el documento se reconoce como certificado de PRL, podrás registrarlo como documento CAE vinculándolo antes a su subcontratista.

El buzón: facturas que entran por correo

Si tienes activada la recepción de correo en tu plan, puedes recibir las facturas directamente por email. Cuando llega un correo con una factura adjunta, AECO360° crea el documento, le pasa el OCR y, si lo reconoce como factura, te adelanta un gasto en borrador que después solo tienes que revisar y aprobar. Es el flujo completo: la factura entra por correo y aparece casi lista como gasto, sin que tú la toques.

Revisa siempre lo extraído

El OCR te ahorra el tecleo, pero la última palabra es tuya. Antes de aprobar un gasto creado desde un OCR, comprueba que el importe, la fecha y el proveedor son correctos, sobre todo si el documento estaba mal escaneado o el aviso de confianza baja ha aparecido. Es una ayuda para ir más rápido, no un sustituto de tu revisión.

Consejos

• Escanea las facturas con buena calidad y rectas: cuanto más limpio el documento, mejor lee el OCR.
• Aprovecha el buzón para las facturas recurrentes de proveedor: entran solas y aparecen como gasto en borrador.
• Revisa siempre el importe y el NIF antes de aprobar el gasto, sobre todo si ves el aviso de confianza baja.
• Ten en cuenta tu límite mensual de OCR: analiza los documentos que de verdad te interese convertir en gasto.