Notas de obra

Las notas de obra son el cuaderno de bitácora del Director de Obra. Cada nota deja constancia, con fecha y autor, de una instrucción a la contrata, una observación, un comunicado al cliente o el registro de una reunión. En AECO360° quedan ordenadas en una línea de tiempo por proyecto, de modo que en cualquier momento puedes reconstruir qué se dijo, cuándo y a quién. En esta lección recorremos cómo crear y consultar las notas con el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.

Para qué sirven

Una nota de obra documenta una comunicación o un hecho relevante del seguimiento de la obra. No es vinculante por sí sola como el libro de órdenes, pero sí deja trazabilidad: quién anotó qué y en qué fecha. Es la herramienta del día a día para que nada de lo hablado en obra se quede solo en la memoria.

Las notas forman parte del módulo de Dirección de Obra, así que necesitas tenerlo activo en tu plan. Toda nota va asociada a un proyecto.

Las cuatro categorías

Cada nota se clasifica en una categoría, que la colorea y la matiza:

• Instrucción al contratista: una indicación a la contrata. Tiene carácter de directriz, aunque para órdenes formales con acuse de recibo está el Libro de órdenes.
• Observación: un apunte informativo del Director de Obra sobre lo que ve en obra.
• Comunicado al cliente: algo que se traslada a la propiedad.
• Reunión: el registro de lo tratado en una reunión de obra.

Crear una nota

Las notas se crean desde la ficha del proyecto, para que queden vinculadas a la obra correcta sin posibilidad de error:

1. Entra en Proyectos desde el menú lateral y abre el proyecto.
2. Busca la pestaña o bloque de notas de obra dentro de la ficha y pulsa el botón para añadir una nota.
3. Rellena el formulario:
   • Categoría: obligatorio. Elige entre instrucción, observación, comunicado o reunión.
   • Fecha: cuándo se produjo el hecho. Si la dejas en blanco se usa el momento del registro.
   • Título: opcional, un encabezado breve para localizarla de un vistazo.
   • Contenido: obligatorio. El texto de la nota (hasta 10.000 caracteres).
4. Guarda. La nota queda registrada con tu nombre como autor y aparece en la lista.

Consultar y filtrar las notas

En el menú lateral, dentro del grupo Obra, tienes el apartado Notas de obra, que reúne las notas de todos tus proyectos en una sola lista. Desde ahí puedes:

• Filtrar por proyecto para ver solo las de una obra concreta.
• Filtrar por categoría para aislar, por ejemplo, todas las instrucciones a la contrata.

Cada entrada de la lista muestra la categoría con su color, el título, la fecha, el autor y el proyecto al que pertenece, con un enlace directo a la ficha de ese proyecto. El contenido se previsualiza recortado; pulsando en el proyecto accedes al contexto completo.

Eliminar una nota

Si una nota se registró por error, puedes borrarla con el botón de eliminar de su fila. Se te pedirá confirmación antes de hacerlo, ya que el borrado es definitivo.

Consejos

• Sé concreto en el contenido: una nota clara hoy te ahorra discusiones dentro de seis meses.
• Usa la categoría correcta. Distinguir una instrucción de una simple observación da peso a la trazabilidad.
• Para una orden formal que la contrata deba acusar de recibo, usa el Libro de órdenes, no una nota.
• Rellena la fecha real del hecho si registras la nota más tarde, para que la cronología sea fiel.

Errores frecuentes

• Confundir nota con orden. La nota documenta; la orden del Libro de órdenes obliga y lleva conformidad de la contrata.
• Olvidar la categoría. Es obligatoria y define cómo se clasifica la nota.
• Buscar el botón de "nueva nota" en la lista general. Las notas se crean desde la ficha del proyecto; la lista del menú es para consultar y filtrar.