Un proyecto no es solo el trabajo técnico: es también un recorrido económico que empieza antes del encargo y no termina hasta que cobras la última factura. Si ese recorrido no está controlado, el margen se evapora sin que sepas dónde.
Paso 1: el presupuesto
Todo arranca con una oferta. Un buen presupuesto no es solo un número: detalla fases, condiciones y forma de pago. Cuanto más claro sea, menos discusiones habrá después. Y si lo aceptan, debería convertirse en el encargo sin volver a teclear nada.
Paso 2: el encargo y los hitos de cobro
Aceptado el presupuesto, conviene fijar hitos de facturación: por ejemplo, un porcentaje al encargo, otro a la entrega del proyecto básico, otro al de ejecución, otro a fin de obra. Definir los hitos por adelantado evita el clásico "ya te facturo al final" que termina en un cobro único, tardío y difícil.
Paso 3: la ejecución y las horas
Mientras el proyecto avanza, conviene imputar las horas dedicadas. No para fichar, sino para saber cuánto te está costando de verdad cada proyecto. Un proyecto que parecía rentable puede dejar de serlo si se come el triple de horas previstas.
Paso 4: la facturación
Llegado cada hito, se emite la factura correspondiente, con su IVA y su IRPF, a partir del presupuesto. Aquí es donde el ciclo integrado ahorra más tiempo: los importes ya están, solo se factura la fase.
Paso 5: el cobro y la rentabilidad real
Una factura emitida no es dinero en el banco. El último paso es el seguimiento del cobro y, con todo cerrado, el cálculo de la rentabilidad real del proyecto: ingresos, menos gastos imputados, menos coste de las horas. Ese número, proyecto a proyecto, es lo que te dice qué tipo de encargos te interesan y cuáles te están costando dinero.
Dónde se pierde el margen
Casi siempre en las costuras: presupuestos que no se convierten en encargo sin re-teclear, hitos que no se facturan a tiempo, horas que nadie apunta y cobros que nadie reclama. Cerrar esas costuras es, muchas veces, más rentable que conseguir un cliente más.
AECO360° conecta todo el ciclo -presupuesto, proyecto, imputación de horas, facturas y rentabilidad- para que el margen no se pierda entre herramientas.