La facturación es, junto a la obra, lo que más tiempo administrativo consume en un estudio técnico. Y sin embargo casi siempre se lleva a mano, con plantillas de Word duplicadas y una hoja de cálculo que solo entiende quien la creó. Esta guía resume cómo ponerla en orden.
1. Una numeración correlativa y sin huecos
La normativa exige que las facturas sigan una serie correlativa. Si llevas series distintas (por ejemplo, una para particulares y otra para administraciones), cada una debe ser continua por sí misma. El problema habitual no es la norma, sino el método: cuando numeras a mano, tarde o temprano repites o te saltas un número.
La solución es que la numeración la asigne el sistema en el momento de emitir, no tú. Así nunca hay huecos ni duplicados, y un borrador no consume número hasta que se emite de verdad.
2. Distingue presupuesto, factura proforma y factura
Son tres documentos distintos con efectos distintos:
- Presupuesto: una oferta. No tiene efectos fiscales.
- Proforma: un documento informativo previo al cobro. Tampoco genera obligación fiscal.
- Factura: el documento con efectos fiscales y contables.
Trabajar el ciclo completo (presupuesto aceptado → factura) evita volver a teclear los mismos importes y reduce errores.
3. No olvides el IRPF
Como técnico autónomo, en muchas facturas a empresas y administraciones tienes que aplicar retención de IRPF. Es uno de los errores más frecuentes: emitir sin retención cuando correspondía, o aplicarla a un cliente particular al que no procede. Conviene que la plantilla calcule base, IVA e IRPF de forma automática y que el porcentaje quede asociado al tipo de cliente.
4. Controla los plazos de cobro
Una factura emitida no es dinero cobrado. Llevar el estado de cada factura (emitida, parcialmente cobrada, cobrada, vencida) te dice de un vistazo a quién tienes que reclamar. Sin ese control, el seguimiento de impagos depende de la memoria, y la memoria falla justo con quien peor paga.
5. Prepárate para la facturación electrónica
España avanza hacia la factura electrónica obligatoria y sistemas de control como Verifactu. Cuanto más estructurada esté ya tu facturación (datos del cliente completos, conceptos claros, numeración limpia), menos te costará la transición.
En AECO360° el ciclo presupuesto → factura está integrado: el sistema asigna la numeración, calcula IVA e IRPF, controla el estado de cobro y genera el PDF. Menos tecleo, cero huecos en la serie.