Equipo y permisos
Vídeo en camino. Mientras tanto tienes el manual escrito completo de esta lección aquí abajo, paso a paso.
En AECO360° decides quién entra en tu estudio y qué puede hacer cada persona. Invitas a tu equipo por correo, le asignas un rol y, según ese rol, verá unas pantallas y otras no. Asignar a cada uno el rol justo protege tu información y mantiene el trabajo ordenado. En esta lección vemos cómo gestionar el equipo y qué hace cada rol, con el ejemplo del estudio de demostración (Estudio Riquelme). Solo el administrador (y un gestor con permiso) accede a esta sección.
Dónde está
En el menú principal, grupo Administración - Equipo. Ahí ves los miembros activos, las invitaciones pendientes y el formulario para invitar.
Paso a paso: invitar a alguien
- En Invitar nuevo miembro, escribe el email de la persona.
- Elige su Rol en el desplegable (por defecto se propone Técnico).
- Pulsa Enviar invitación.
- La persona recibe un correo para unirse y aparece en Invitaciones pendientes.
- Cuando acepte, figurará entre los miembros activos.
Mientras una invitación esté pendiente, puedes Revocar para anularla.
Cambiar el rol o dar de baja
- Para cambiar el rol de un miembro, elige el nuevo rol en su fila y pulsa Guardar.
- Para darlo de baja, pulsa Quitar y confirma. La persona deja de tener acceso de inmediato.
Los roles, uno a uno
Estos son los roles que asignas desde Equipo, de más a menos permisos:
- Administrador (tenant-admin): acceso total a todo el estudio, incluida la configuración, la facturación y la gestión del equipo.
- Gestor (manager): gestiona clientes, proyectos, presupuestos, obra, gastos y proveedores, y puede invitar a otros miembros. No es el dueño de la configuración crítica.
- Técnico (technician): pensado para arquitectos, arquitectos técnicos e ingenieros. Trabaja en proyectos, presupuestos, obra (visitas, certificaciones, CSS), tareas y documentos. No gestiona el equipo ni la facturación.
- Contable (accountant): se centra en facturación, gastos, proveedores, cobros/pagos y el módulo fiscal. Ve clientes y proyectos solo para consultar.
- Solo lectura (viewer): puede ver casi todo, pero no crea ni edita nada. Útil para perfiles que solo necesitan consultar.
Hay un rol más, el de asesor externo (tu gestoría), que no se invita desde aquí sino desde Análisis - Mi gestoría, porque solo accede al módulo fiscal. Lo tienes en su propia lección.
La regla de oro: el rol mínimo
Asigna a cada persona el rol más bajo que le permita hacer su trabajo. Siempre puedes ampliarle permisos más adelante. Por ejemplo, alguien que solo factura debería ser Contable, no Administrador.
Límite de usuarios por plan
El número de personas que puedes tener en el equipo depende de tu plan. Las invitaciones pendientes también cuentan. Si llegas al límite, AECO360° te avisa al invitar ("Has alcanzado el límite de usuarios de tu plan") y tendrás que mejorar el plan para sumar a más gente. Lo ves en la lección "Tu suscripción y plan".
Normativa que aplica
- RGPD: cada miembro accede a datos personales de clientes y proyectos. Dar a cada persona el rol mínimo necesario es aplicar el principio de minimización de accesos. Da de baja de inmediato a quien deja el estudio para que pierda el acceso.
- Las acciones del equipo quedan registradas en la auditoría del estudio, lo que ayuda a saber quién hizo qué.
Consejos
- Empieza siempre por el rol más restringido; ampliar es fácil, y reduces riesgos.
- Revisa periódicamente la lista de miembros y revoca accesos que ya no hagan falta.
- Usa Solo lectura para colaboradores ocasionales que solo necesitan consultar.
- Recuerda que tu gestoría va por Mi gestoría, no por Equipo: así solo ve lo fiscal.