Configurar tu estudio

Antes de empezar a facturar y trabajar a diario conviene dejar tu estudio bien configurado: los datos que saldrán en tus documentos, el logo y los colores, las series de numeración y tu equipo. Todo eso vive en Ajustes, y se rellena una vez. En esta lección recorremos las secciones reales de Ajustes con el ejemplo del estudio de demostración (Estudio Riquelme). Para entrar en Ajustes necesitas un perfil con permisos de administración del estudio.

Dónde está Ajustes

Ajustes es un grupo dentro del menú principal, con una sección por cada bloque de configuración. Estas son las secciones que encontrarás:

• Empresa
• Apariencia
• Diseño de documentos
• Numeraciones
• Series de factura
• Zonas de la calculadora
• Verifactu y AEAT
• Email / SMTP y Email entrante (IMAP)
• Umbrales y alertas
• Copias de seguridad
• Almacenamiento externo
• Red AECO360° y Estadísticas del sector

Algunas (Email entrante, Almacenamiento externo) solo aparecen si tu plan incluye esa función. El equipo se gestiona en una sección propia del menú, Equipo, que no está dentro de Ajustes.

Datos de empresa

Es lo primero que debes rellenar, porque alimenta tus presupuestos y facturas. En Ajustes - Empresa indicas:

1. Nombre comercial (obligatorio).
2. CIF / NIF y teléfono.
3. Email de contacto.
4. Dirección, código postal, ciudad, provincia y país.
5. Web (con https://).

Pulsa Guardar y esos datos pasarán a la cabecera de tus documentos.

Apariencia: logo y colores

En Ajustes - Apariencia personalizas la imagen de tu estudio:

1. Sube tu logo (PNG, JPG, SVG o WebP). Verás el logo actual y podrás reemplazarlo.
2. Elige el color primario con el selector o escribiendo su código.
3. Elige el color de acento (el que se usa, por ejemplo, en importes destacados).
4. Una previsualización te muestra cómo quedan botón, enlace e importe con esos colores.
5. Guarda.

Logo y colores se aplican a la interfaz y a tus documentos PDF.

Numeraciones y series de factura

Hay dos secciones complementarias.

En Ajustes - Numeraciones configuras la serie y el próximo número de facturas, presupuestos y el prefijo de proyectos:

1. Para Facturas, indica la serie y el próximo número que se asignará. La pantalla te muestra cómo quedará la próxima factura (por ejemplo, serie y número formateado a cuatro dígitos).
2. Lo mismo para Presupuestos: serie y próximo número.
3. Para Proyectos, define un prefijo (por ejemplo P- u OBR-).
4. Para cambiar de año, sube el siguiente número o crea una serie nueva.

En Ajustes - Series de factura puedes tener varias series de facturación, cada una con su numeración y su marca Verifactu (activa o no). Esto te permite separar, por ejemplo, facturación ordinaria de otra que quede fuera de Verifactu.

IVA e IRPF: dónde se aplican

AECO360° no fija un IVA o IRPF global del estudio en una pantalla aparte: los tipos se eligen al confeccionar cada presupuesto o factura, por línea, porque varían según el trabajo y el cliente. Así puedes aplicar el IVA que corresponda y la retención de IRPF cuando proceda en cada documento. El régimen fiscal y el tipo de IRPF que usa el modelo 130 se manejan dentro del módulo fiscal.

El equipo: invitar personas y asignar roles

En la sección Equipo (en el menú principal) gestionas quién accede al estudio:

1. En Invitar nuevo miembro, escribe el email de la persona.
2. Elige su rol en el desplegable (técnico, mánager, contable, solo lectura, administrador, asesor externo...). Por defecto se propone técnico.
3. Envía la invitación. La persona recibe un email para unirse y aparecerá en la lista de invitaciones pendientes.
4. Cuando acepte, figurará entre los miembros, donde puedes cambiarle el rol o darle de baja.
5. Una invitación pendiente se puede revocar mientras no se haya aceptado.

Cada rol determina qué puede ver y hacer: por ejemplo, un perfil de solo lectura no podrá editar, y un contable se centra en facturación y gastos. Asigna a cada persona el rol mínimo que necesita.

Otras secciones útiles

• Diseño de documentos: ajusta el aspecto de los tipos de documento personalizables y previsualízalos antes de guardar.
• Verifactu y AEAT: configuración relacionada con la firma y el envío a la Agencia Tributaria.
• Email / SMTP: tu correo saliente propio para enviar facturas y comunicaciones.
• Umbrales y alertas: define cuándo saltan los avisos (margen mínimo sano, umbral de certificación, días de caducidad de licencias, etc.).

Consejos

• Rellena Empresa y Numeraciones antes de emitir tu primera factura: así sale correcta desde el número uno.
• Sube el logo y fija tus colores corporativos al principio; los verás en toda la app y en los PDFs.
• Recuerda que IVA e IRPF se eligen en cada documento, no en una pantalla global: revisa los tipos al facturar.
• Invita a tu equipo con el rol justo; siempre puedes ampliarle permisos más adelante.
• Si una sección de Ajustes no te aparece, suele ser porque tu plan no la incluye (por ejemplo, email entrante o almacenamiento externo).