Crear un cliente

El cliente es la base de casi todo lo que harás en AECO360°: de él cuelgan los proyectos, los presupuestos y las facturas. Darlo de alta bien desde el principio te ahorra tiempo después, porque sus datos fiscales y de contacto se reutilizan al presupuestar, facturar y comunicarte con él. En este capítulo creamos un cliente paso a paso y repasamos qué significa cada campo del formulario.

Cómo llegar al alta de un cliente

1. En el menú lateral, abre la sección Trabajo y entra en Clientes.
2. En el listado, pulsa el botón para crear un cliente nuevo. Llegarás a la pantalla "Nuevo cliente".
3. Rellena el formulario, que está dividido en cinco bloques (Identidad, Datos fiscales, Contacto, Dirección y Notas internas) y pulsa Guardar cliente.

Solo el nombre y el tipo de cliente son obligatorios; el resto lo puedes completar ahora o más adelante.

Bloque 1: Identidad

Aquí defines cómo aparece el cliente en presupuestos, facturas y comunicaciones:

• Tipo de cliente (obligatorio): elige entre Particular, Empresa o Administración pública. El tipo orienta el tratamiento fiscal habitual.
• Nombre comercial (obligatorio): el nombre por el que conoces al cliente, por ejemplo "Estudio Martín y Asociados".
• Razón social: solo si difiere del nombre comercial. Aparece en facturas oficiales y comunicaciones formales.
• Cliente activo: viene marcado por defecto. Los clientes inactivos no aparecen al crear proyectos o facturas, pero conservan todo su histórico.

Bloque 2: Datos fiscales

• NIF / CIF: la identificación fiscal del cliente. Debe ser único dentro de tu estudio: AECO360° no te dejará repetir el mismo NIF en dos clientes, para evitar duplicados.
• % IRPF por defecto: el porcentaje de retención que se propondrá en sus presupuestos. Lo habitual es 7% (técnicos jóvenes) o 15% (general).
• % IVA por defecto: el IVA que se propondrá. Lo habitual es 21% en servicios profesionales.

Estos porcentajes son solo valores por defecto: podrás ajustarlos en cada presupuesto concreto.

Bloque 3: Contacto

• Correo electrónico: necesario para los envíos automáticos de presupuestos y facturas.
• Teléfono: el teléfono de contacto del cliente.

Bloque 4: Dirección

La dirección aparece en facturas y comunicaciones oficiales:

• Calle y número.
• Ciudad.
• Provincia.
• Código postal.
• País: en código de dos letras (ES, FR, PT...). Viene precargado con ES.

Bloque 5: Notas internas

• Notas: información que solo ve el equipo del estudio. El cliente nunca las ve. Úsalo para preferencias, contactos secundarios o cualquier dato sensible.

Qué pasa al guardar

Cuando pulsas Guardar cliente, AECO360° valida los datos y, si todo es correcto, te lleva a la ficha del cliente con un aviso de creación. Si algún campo no es válido (por ejemplo, falta el nombre o el NIF está duplicado), verás un resumen de los errores en la parte superior y el formulario conserva lo que ya habías escrito para que solo corrijas lo necesario.

Desde la ficha del cliente podrás ver y añadir sus proyectos, sus facturas y su documentación, así como consultar el historial de cambios.

Errores frecuentes

1. NIF duplicado: si ya tienes un cliente con ese NIF en el estudio, AECO360° lo rechaza. Comprueba en el listado si ya estaba dado de alta antes de crear uno nuevo.
2. Olvidar el correo: sin email no podrás enviarle presupuestos ni facturas de forma automática. Conviene rellenarlo desde el principio.
3. Marcar el cliente como inactivo sin querer: si lo desactivas, dejará de aparecer al crear proyectos y facturas. Mantenlo activo mientras trabajes con él.
4. Has llegado al límite de tu plan: algunos planes limitan el número de clientes. Si lo alcanzas, el alta se bloquea y se te avisa; tendrás que ampliar el plan para crear más.
5. País mal escrito: el campo País espera el código de dos letras (ES), no el nombre completo del país.