Email y SMTP

AECO360° puede enviar tus facturas y presupuestos por correo electrónico directamente al cliente, con su PDF adjunto. Para que esos correos salgan desde tu propia dirección (y no desde un remitente genérico), conectas tu servidor de correo (SMTP) en una pantalla de Ajustes. En la misma sección personalizas el asunto y el texto de esos emails. En esta lección lo configuramos paso a paso, con el ejemplo del estudio de demostración (Estudio Riquelme). Necesitas permisos de administración del estudio.

Para qué sirve

Por defecto, AECO360° envía. Pero si configuras tu SMTP, tus facturas y presupuestos saldrán desde tu propio correo (por ejemplo, facturacion@tuestudio.com), lo que da más confianza al cliente y mejora la entrega. Es opcional pero muy recomendable.

Dónde está

En el menú principal, grupo Ajustes - Email / SMTP.

Configurar tu servidor SMTP

1. Servidor SMTP: la dirección del servidor de tu proveedor (por ejemplo, smtp.tudominio.com).
2. Puerto: normalmente 587 (TLS) o 465 (SSL).
3. Encriptación: elige TLS, SSL o sin cifrado, según lo que pida tu proveedor.
4. Usuario y Contraseña: las credenciales de tu cuenta de correo. La contraseña se guarda cifrada; si ya la tienes guardada, verás puntos en su lugar y solo la reescribes si quieres cambiarla. Si lo dejas vacío, se envía sin autenticación.
5. Email remitente: la dirección desde la que saldrán los correos (debe pertenecer al dominio que configura tu servidor).
6. Nombre remitente: el nombre que verá el cliente como remitente (por ejemplo, "Estudio Riquelme").

Probar la conexión antes de guardar

Pulsa Probar conexión. AECO360° abre la conexión con esos datos y te dice al momento si funciona, sin necesidad de guardar todavía. Si falla, revisa servidor, puerto, cifrado y credenciales con tu proveedor de correo. Cuando la prueba sea correcta, guarda.

Personalizar el asunto y el texto

En la misma pantalla, en Plantillas de email, defines cómo quedan los correos de facturas y de presupuestos:

1. Para Facturas, rellena el Asunto y el Cuerpo.
2. Para Presupuestos, igual: Asunto y Cuerpo.
3. Puedes usar variables que se sustituyen solas al enviar:
   • {client_name} - nombre del cliente.
   • {document_number} - número del documento (por ejemplo, A-0001).
   • {total} - importe total con formato.
   • {due_date} - fecha de vencimiento.
   • {tenant_name} - el nombre de tu estudio.
4. Pulsa Guardar email y plantillas.

A partir de ahí, cada factura o presupuesto que envíes usará tu asunto y tu texto, con esos datos ya rellenos. Tienes más detalle de la imagen de marca de esos correos en la lección "Plantillas y branding de tus correos".

Email entrante (IMAP)

Si tu plan lo incluye, verás también Ajustes - Email entrante (IMAP). Sirve para recibir facturas en un buzón y clasificarlas por proyecto; es una función distinta a la del correo saliente que vemos aquí.

Consejos

• Usa siempre Probar conexión antes de guardar: te ahorra que un envío real falle.
• Configura el SMTP de tu propio dominio: tus correos llegan mejor y dan imagen profesional.
• Si tu proveedor pide una "contraseña de aplicación" específica, créala y úsala como contraseña aquí, no la de tu cuenta personal.
• Aprovecha las variables en las plantillas: escribes el texto una vez y se personaliza solo en cada envío.

Errores frecuentes

• Puerto y cifrado que no casan (por ejemplo, 465 con TLS en lugar de SSL): es la causa más común de fallo en la prueba.
• Email remitente de otro dominio distinto al del servidor SMTP: muchos servidores lo rechazan.
• Olvidar guardar tras una prueba correcta: probar no guarda; pulsa Guardar al final.