Documentación por proyecto

En AECO360° cada documento vive pegado al sitio que le corresponde: un contrato cuelga de su cliente, los planos y el proyecto técnico cuelgan del proyecto, una factura de proveedor cuelga de su gasto. Así, cuando buscas algo, no tienes que recordar en qué carpeta lo dejaste: vas a la ficha del proyecto o del cliente y ahí está todo lo suyo. En esta lección verás cómo subir, compartir y localizar la documentación de cada expediente, con el ejemplo del estudio de demostración (Estudio Riquelme).

Dónde se guardan los documentos

No hay una "carpeta de archivos" suelta. Cada documento se sube desde la ficha de la entidad a la que pertenece y queda asociado a ella:

• Documentos del cliente: desde la ficha del cliente.
• Documentos del proyecto o expediente: desde la ficha del proyecto, pestaña Documentos.
• Adjuntos de tareas, gastos, visitas de obra, certificaciones, etc.: desde su propia ficha.

Todos esos archivos confluyen, además, en una vista única de solo lectura: el apartado Documentos del menú, que reúne todos los archivos del estudio con su nombre, tipo, tamaño, a qué están asociados y la fecha. Es el sitio para buscar de forma transversal; subir y borrar se hace siempre desde la ficha de origen.

Subir documentos a un proyecto

1. Abre el proyecto desde el listado de Proyectos.
2. Entra en la pestaña Documentos de la ficha.
3. En el bloque Subir documento, pulsa para elegir el archivo de tu equipo y dale a Subir.
4. El documento aparece al instante en la lista, con su nombre, tipo, tamaño y fecha.

Se admiten los formatos habituales de un estudio: PDF, Word (doc/docx), Excel (xls/xlsx), OpenDocument (odt/ods), imágenes (PNG, JPG, WebP), planos DXF/DWG y ZIP. El tamaño máximo por archivo es de 15 MB. Si el archivo no cumple el formato o supera el tamaño, AECO360° te avisa y no lo sube.

Subir documentos a un cliente

1. Abre el cliente desde el listado de Clientes.
2. En su ficha, usa el bloque de documentos para subir el archivo.
3. Quedará vinculado al cliente y visible también en la vista general de Documentos, etiquetado como "Cliente".

Es el sitio para lo que pertenece a la relación con esa persona o empresa y no a un encargo concreto: contrato marco, datos fiscales, autorizaciones, etc.

Compartir un documento con el cliente

Esta opción solo existe en los documentos de proyecto, porque es lo que ve tu cliente en su portal. En la lista de documentos del proyecto, cada archivo tiene el botón Compartir con cliente:

1. Pulsa Compartir con cliente en el documento que quieras hacer visible.
2. El documento queda marcado como compartido y aparece en el portal del cliente.
3. Para revertirlo, pulsa Dejar de compartir: el cliente deja de verlo.

Mientras no marques un documento como compartido, es interno: solo lo ve tu equipo.

Solicitar la firma de un documento

Si un documento de proyecto está compartido con el cliente y aún no tiene firma, aparece el botón Solicitar firma:

1. Pulsa Solicitar firma sobre el documento compartido.
2. El cliente recibe un aviso por email para firmarlo desde su portal.
3. Cuando lo firma, el documento muestra la fecha de firma y se genera un Acta de firma descargable junto a él.

Descargar y eliminar

Cada documento de la lista ofrece Descargar para recuperar el archivo original. Para retirarlo, usa Eliminar (te pide confirmación porque la acción no se puede deshacer). Tanto descargar como eliminar dependen de tus permisos: un perfil de solo lectura podrá ver y descargar, pero no subir ni borrar.

Planos y archivos en la nube (según tu plan)

Si tu plan incluye el visor CAD, los planos DXF/DWG se pueden previsualizar dentro de AECO360° sin descargarlos, desde la ficha del documento. Y si tienes activado el almacenamiento externo, puedes conectar tu nube (S3 compatible, Dropbox) desde Ajustes y trabajar con esos archivos desde el visor unificado. Ambas funciones aparecen solo si tu plan las incluye; si no las ves, es que no están activas en tu suscripción.

Consejos

• Sube cada archivo donde corresponde de verdad: el proyecto técnico al proyecto, el contrato al cliente. Ganarás tiempo al buscar.
• Usa nombres de archivo claros antes de subir (por ejemplo, "memoria-constructiva-v2.pdf"). El nombre es lo primero que se ve en la lista.
• Marca como compartido solo lo que de verdad quieras que vea el cliente; el resto se queda interno por defecto.
• Pide la firma cuando el documento esté en su versión definitiva: el acta de firma queda como prueba descargable.
• Para encontrar algo rápido entre todos tus expedientes, ve al apartado Documentos del menú y filtra por nombre.