CSS/PRL: documentación de seguridad

Cuando coordinas la Seguridad y Salud de una obra, la documentación se multiplica: actas de visita, incidencias y no conformidades, fichas de subcontratistas, documentación CAE de empresas y trabajadores, evaluación de riesgos... AECO360° reúne todo eso por proyecto, en un panel propio, para que en cualquier momento sepas qué tienes, qué falta y qué caduca. En esta lección recorremos el módulo CSS con el ejemplo del estudio de demostración (Estudio Riquelme).

Qué es el módulo CSS y cómo se activa

CSS - Coordinación de Seguridad y Salud es un módulo add-on. Incluye visitas de obra, incidencias, subcontratistas y la parte de PRL/CAE. Viene de serie en los planes Studio y Business, y se puede contratar como módulo suelto en planes inferiores. Si no lo tienes activo, no verás las opciones que se describen aquí: en ese caso, contrata el módulo desde tu plan.

El panel CSS del proyecto

Cada obra tiene su propio panel de Coordinación de Seguridad y Salud, accesible desde la ficha del proyecto. Resume de un vistazo:

• Visitas totales y fecha de la última visita.
• Incidencias abiertas, con aviso destacado si hay alguna crítica.
• Subcontratistas activos en obra.
• Alertas CAE pendientes (documentación que falta o está a punto de caducar).

Desde ahí tienes los botones para crear una Nueva visita o una Nueva incidencia sin salir del contexto del proyecto.

Visitas de obra y actas

La visita de obra es el documento central del coordinador. Para registrar una:

1. Pulsa Nueva visita desde el panel CSS o desde el listado de visitas.
2. Elige el proyecto y la persona que la realiza (CSS / responsable).
3. Indica la fecha y hora, y las condiciones climatológicas.
4. Anota los asistentes (uno por línea: cliente, contratista, proyectistas...).
5. Escribe el resumen de la visita y las observaciones del CSS.
6. Guarda. Después podrás adjuntar fotos e incidencias a esa visita.

Cuando la visita esté completa, ciérrala: una vez cerrada queda inmutable. Puedes generar el acta en PDF, que se guarda como documento del proyecto y recoge el resumen, las observaciones, las incidencias y las fotos asociadas.

Incidencias y no conformidades

Toda anomalía detectada en obra se registra como incidencia. Cada una tiene un tipo (Incidencia o No conformidad), una gravedad (Baja, Media, Alta o Crítica) y un estado que evoluciona de abierta a en curso, resuelta y cerrada.

1. Pulsa Nueva incidencia (puedes hacerlo desde una visita para vincularla a ella).
2. Indica el título, la descripción y la ubicación dentro de la obra.
3. Asigna tipo y gravedad. Si procede, vincúlala al subcontratista responsable.
4. Cuando se solucione, márcala como resuelta y anota las notas de resolución.

Las incidencias críticas destacan en el panel para que no se queden sin atender. Puedes adjuntar fotos y partes a cada una.

Subcontratistas y libro de subcontratación

Da de alta cada empresa que ejecuta obra física en el proyecto:

1. Crea el subcontratista con su nombre comercial, razón social, CIF y actividad.
2. Añade persona de contacto, email, teléfono y dirección.
3. Registra los datos de su seguro: compañía aseguradora, número de póliza y vencimiento.
4. Indica las fechas de contrato y si está activo en obra.

Dentro de cada subcontratista puedes registrar a sus trabajadores, lo que te permite controlar la documentación CAE persona a persona.

Documentación CAE: la parte clave de "tener todo en regla"

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es donde el módulo te ahorra disgustos. Para cada subcontratista (y para cada trabajador) puedes subir su documentación clasificada por tipo, entre otros:

• TC2 / RNT - cotización a la Seguridad Social.
• Certificados de estar al corriente con Hacienda y con la Seguridad Social.
• Póliza de Responsabilidad Civil y justificante de pago.
• Adhesión al Plan de Seguridad.
• Por trabajador: formación PRL, reconocimiento médico, entrega de EPI y documento identificativo.

A cada documento le indicas su referencia, fecha de emisión y, sobre todo, su fecha de validez. AECO360° calcula solo el estado: válido, a punto de caducar (en los 30 días previos) o caducado. Eso alimenta las alertas CAE del panel, para que sepas qué reclamar antes de que un trabajador acceda a la obra sin papeles en vigor.

Evaluación de riesgos (PRL)

El módulo incluye la evaluación de riesgos del proyecto. Para cada riesgo identificado registras la fase, el peligro (hazard), la probabilidad y la severidad, además de las medidas preventivas y las protecciones colectivas. El nivel de riesgo no se fija a mano: AECO360° lo calcula con la matriz probabilidad × severidad. La evaluación se puede exportar a PDF.

Exportar e imprimir

Los listados de visitas, incidencias y subcontratistas se pueden exportar (CSV y Excel) para informes o auditorías. Las actas de visita y la evaluación de riesgos se generan en PDF y quedan como documentos del proyecto.

Consejos

• Sé honesto con lo que el módulo cubre: organiza, fecha y vigila tu documentación de seguridad; no sustituye al criterio del coordinador ni a la normativa aplicable.
• Carga la fecha de validez en cada documento CAE: es lo que activa las alertas de caducidad y te evita sustos en obra.
• Vincula las incidencias a su visita y a su subcontratista: el acta saldrá completa y la trazabilidad queda clara.
• Cierra las visitas cuando estén definitivas; recuerda que una vez cerradas no se pueden editar.
• Revisa el panel CSS del proyecto antes de cada visita: te dice de un vistazo qué incidencias siguen abiertas y qué CAE está a punto de caducar.