Portal del cliente

El portal del cliente es el espacio privado donde tus clientes consultan sus proyectos, aceptan o rechazan presupuestos, descargan facturas y PDFs, ven las fotos de su obra, leen los documentos que compartes y firman lo que necesiten firmar. Es una herramienta completa y real: el cliente trabaja directamente sobre la información de tu estudio, sin intermediarios y sin cadenas de correos. En esta lección vemos cómo darle acceso y qué puede hacer dentro, usando el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.

Antes de empezar

El portal del cliente está disponible desde el plan Studio. Para invitar a un cliente necesitas tenerlo dado de alta como cliente del estudio y un permiso de gestión de clientes. Cada acceso al portal se asocia a un cliente concreto, de modo que esa persona solo verá la información de los proyectos de ese cliente: el aislamiento es total.

Invitar a tu cliente al portal

1. Abre la ficha del cliente al que quieres dar acceso.
2. Lanza la invitación al portal indicando el correo electrónico de tu cliente.
3. AECO360° envía a ese correo una invitación con un enlace de activación. Tu cliente la abre, elige su nombre y su contraseña, y queda registrado con el rol de portal cliente vinculado a su ficha.
4. A partir de ahí entra siempre por la página de acceso del portal con su correo y su contraseña.

Si en algún momento necesitas retirar el acceso, puedes revocarlo desde la misma ficha del cliente. El acceso se desactiva de inmediato y esa persona deja de poder entrar, sin que se pierda ningún dato de tu estudio.

Qué ve tu cliente al entrar

Al iniciar sesión, tu cliente aterriza en un panel claro y ordenado con el resumen de su situación:

• La lista de sus proyectos activos, con su dirección y estado.
• Contadores rápidos: presupuestos pendientes de responder, facturas abiertas y documentos compartidos.

Desde ahí navega a cada apartado. Todo lo que ve es solo suyo; nunca tiene acceso a otros clientes ni a la parte interna del estudio.

Presupuestos: aceptar o rechazar

Esta es una de las funciones más potentes del portal. Cuando envías un presupuesto, tu cliente puede responderlo él mismo:

1. Entra en el presupuesto desde su portal y revisa el detalle y el importe.
2. Descarga el PDF si quiere conservarlo o consultarlo con calma.
3. Si está conforme, pulsa Aceptar: el presupuesto queda aceptado al instante y recibe una confirmación por correo. Si no le encaja, puede Rechazar.

El cambio de estado se refleja directamente en tu ERP, así que sabes en tiempo real qué presupuestos van avanzando sin tener que perseguir respuestas por teléfono. Solo se pueden responder los presupuestos que están enviados; los que aún no has enviado no aparecen para el cliente.

Facturas y PDFs

Tu cliente consulta sus facturas desde el portal y descarga el PDF de cada una cuando lo necesita, para su contabilidad o sus archivos. Tiene siempre a mano el documento oficial, sin que tengas que reenviárselo cada vez.

Fotos de obra

Cada proyecto cuenta con su álbum fotográfico dentro del portal. Tu cliente entra y ve la evolución de su obra ordenada por fecha, con las fotos que tu equipo va capturando en campo. Es la forma más transparente de mantenerle al corriente del avance, especialmente útil cuando no puede visitar la obra con frecuencia.

Documentos y firma

En el apartado de documentos, tu cliente accede a todo lo que has decidido compartir con él desde la ficha del proyecto. Los documentos que no marcas como compartidos permanecen privados de tu estudio.

Cuando un documento requiere conformidad, puedes solicitar la firma desde tu lado. Tu cliente lo verá señalado como pendiente de firma y podrá firmarlo directamente en el portal. Una vez firmado:

1. El documento queda marcado como firmado, con la fecha.
2. Se genera un acta de firma que tanto tú como tu cliente podéis descargar como prueba.

Así cierras conformidades sin papel, sin desplazamientos y con constancia documental.

Consejos

• Invita a tu cliente al inicio del encargo: cuanto antes tenga su portal, menos correos sueltos y más orden.
• Apóyate en el portal para los presupuestos: que tu cliente acepte con un clic acelera todo el ciclo comercial y deja registro.
• Comparte en el portal solo los documentos que quieras que vea; el resto permanece privado de tu estudio por defecto.
• Usa el álbum de fotos como canal de seguimiento: es la prueba visual del avance que más tranquiliza al cliente.
• Recurre a la firma en el portal para conformidades y entregas: queda el acta de firma como respaldo.

Errores frecuentes

• Invitar con un correo equivocado. La invitación viaja a ese email; revísalo antes de enviarla.
• Esperar que el cliente vea un presupuesto en borrador. Solo aparecen los presupuestos ya enviados; envíalo primero.
• Olvidar marcar un documento como compartido. Si no está compartido, el cliente no lo ve en su portal aunque esté en el proyecto.
• No revocar accesos antiguos. Cuando una persona deja de ser interlocutora del cliente, revoca su acceso desde la ficha del cliente.