Subir y organizar documentos

En un estudio se acumulan archivos por todas partes: el proyecto técnico, los planos, contratos, certificados, facturas de proveedor, fotos. En AECO360° no hay una "carpeta de archivos" suelta donde se pierde todo: cada documento se sube desde la ficha a la que pertenece y queda pegado a ella. Así, cuando buscas algo, vas al sitio donde de verdad vive. En esta lección verás cómo subir, organizar y localizar la documentación, con el estudio de demostración, Estudio Riquelme.

Para qué sirve

La idea es sencilla: cada archivo cuelga de su sitio. El proyecto técnico y los planos cuelgan del proyecto, el contrato del cliente, la factura de proveedor del gasto, los certificados de su certificación. Y, además, todos esos archivos confluyen en una vista única de solo lectura -el apartado Documentos del menú- donde buscas de forma transversal.

Subir documentos a un proyecto

1. Abre el proyecto desde el listado de Proyectos.
2. Entra en la pestaña Documentos de la ficha.
3. En el bloque de subida, elige el archivo de tu equipo y dale a subir.
4. El documento aparece al instante en la lista, con su nombre, tipo, tamaño y fecha.

Subir documentos a un cliente

1. Abre el cliente desde el listado de Clientes.
2. En su ficha, usa la pestaña de Documentos para subir el archivo.
3. Quedará vinculado al cliente y visible también en la vista general de Documentos, etiquetado como "Cliente".

Es el sitio para lo que pertenece a la relación con esa persona o empresa y no a un encargo concreto: contrato marco, datos fiscales, autorizaciones, etc. Del mismo modo, otras fichas (gastos, tareas, certificaciones, visitas de obra...) admiten sus propios adjuntos.

Formatos y tamaño admitidos

Se admiten los formatos habituales de un estudio: PDF, Word (doc/docx), Excel (xls/xlsx), OpenDocument (odt/ods), imágenes (PNG, JPG, WebP), planos DXF/DWG y ZIP. El tamaño máximo por archivo es de 15 MB. Si el archivo no cumple el formato o supera el tamaño, AECO360° te avisa y no lo sube.

La vista general de Documentos

En el menú tienes el apartado Documentos, que reúne todos los archivos del estudio en una sola lista de solo lectura. Para cada documento ves el nombre, el tipo, el tamaño, a qué entidad está asociado (Proyecto, Cliente, Gasto, Certificación, Visita de obra...) con su nombre, y la fecha. Puedes filtrar por nombre para encontrar algo rápido entre todos tus expedientes. Es el sitio para buscar de forma transversal; subir y borrar se hace siempre desde la ficha de origen.

Compartir, descargar y eliminar

• Compartir con cliente: en los documentos de proyecto, cada archivo tiene el botón para compartirlo. Al hacerlo, aparece en el portal del cliente; vuelve a pulsar para dejar de compartir. Mientras no lo marques, el documento es interno.
• Descargar: recupera el archivo original desde la lista.
• Eliminar: retira el documento (te pide confirmación). Descargar y eliminar dependen de tus permisos: un perfil de solo lectura podrá ver y descargar, pero no subir ni borrar.

Planos CAD y nube (según tu plan)

Si tu plan incluye el visor CAD, los planos DXF/DWG se previsualizan dentro de AECO360° sin descargarlos. Y si tienes el almacenamiento externo activado, conectas tu nube y trabajas con esos archivos desde un visor unificado (lo ves en la lección de nube y almacenamiento externo). Ambas funciones aparecen solo si tu plan las incluye.

Consejos

• Sube cada archivo donde corresponde de verdad: el proyecto técnico al proyecto, el contrato al cliente. Ganarás tiempo al buscar.
• Usa nombres de archivo claros antes de subir (por ejemplo, "memoria-constructiva-v2.pdf"): el nombre es lo primero que se ve en la lista.
• Marca como compartido solo lo que de verdad quieras que vea el cliente; el resto se queda interno por defecto.
• Para encontrar algo entre todos tus expedientes, ve al apartado Documentos del menú y filtra por nombre.