Crear un presupuesto

El presupuesto es el punto de partida del ciclo económico en AECO360°. Desde aquí defines tus honorarios, los detallas línea a línea, generas el PDF para tu cliente, se lo envías por correo y, cuando lo acepta, lo conviertes en factura sin volver a teclear nada. En esta lección recorremos todo ese camino paso a paso usando el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.

Antes de empezar

Para crear un presupuesto necesitas tener al menos un destinatario. El destinatario puede ser un cliente ya dado de alta o un contacto provisional (alguien que todavía no es cliente formal, por ejemplo un primer contacto que pide oferta). En AECO360° indicas uno u otro, nunca los dos a la vez.

Si vas a vincular el presupuesto a un proyecto, conviene tenerlo creado antes, aunque no es obligatorio: un presupuesto puede existir sin proyecto asignado.

Crear el presupuesto

1. En el menú lateral entra en Presupuestos y pulsa Nuevo presupuesto.
2. Rellena la cabecera:
   • Título: describe la oferta (por ejemplo, "Reforma vivienda calle Real"). Es obligatorio.
   • Número: puedes dejarlo vacío y el sistema lo asignará automáticamente. Solo escríbelo si quieres forzar una numeración concreta; no se puede repetir dentro de tu estudio.
   • Cliente o Contacto provisional: elige uno de los dos. Si seleccionas un cliente, deja vacío el contacto provisional, y al revés.
   • Proyecto: opcional. Asócialo si el presupuesto pertenece a un encargo ya abierto; esto es importante para que luego cuente en la rentabilidad.
   • Estado: arranca en Borrador. Más adelante pasará a Enviado, Aceptado, Rechazado, Caducado o Convertido.
   • Fecha de emisión y Validez hasta: opcionales. La validez debe ser igual o posterior a la emisión.
   • Descripción: un texto breve de contexto.

Añadir las líneas

Las líneas son los conceptos que estás presupuestando. Necesitas al menos una.

1. En la tabla Líneas, rellena la primera fila:
   • Concepto: el nombre del trabajo o partida (obligatorio).
   • Descripción: detalle opcional que aparece bajo el concepto.
   • Cantidad y Precio (€): la unidad y su importe unitario.
   • Dto. %: descuento opcional de esa línea concreta.
2. El Subtotal de cada línea se calcula solo a medida que escribes.
3. Pulsa + Añadir línea para sumar tantas partidas como necesites, y la "×" del final de cada fila para quitar las que sobren.

Totales y fiscalidad

Debajo de las líneas defines la parte fiscal, que se aplica sobre el conjunto del presupuesto:

1. % Descuento global: un descuento sobre el total, independiente de los descuentos por línea.
2. % IVA: por defecto 21. Ajústalo si el tipo es distinto.
3. % IRPF: por defecto 0. Indícalo solo si tu actividad aplica retención.

Más abajo tienes dos campos de texto:

• Texto adicional: se imprime en el cuerpo del PDF (condiciones, alcance, aclaraciones).
• Observaciones: notas internas y términos.

Cuando esté todo, pulsa Guardar. AECO360° calcula los totales y te lleva a la ficha del presupuesto, donde verás el número asignado y el importe total.

Generar el PDF

Desde la ficha del presupuesto, pulsa Generar PDF. El documento se crea con tu identidad de estudio, las líneas, los totales y el texto adicional, y se abre para que lo descargues o lo revises. Es el documento que verá tu cliente.

Enviarlo por correo

En la misma ficha tienes el bloque de envío por email:

1. El sistema propone el destinatario (el correo del cliente si lo tiene), el asunto y el cuerpo del mensaje, tomados de tus plantillas de comunicación.
2. Revisa o ajusta el texto y pulsa Enviar.
3. El presupuesto, con su PDF, sale por correo y queda registrado en la ficha. Si necesitas reenviarlo, puedes hacerlo desde el historial de mensajes.

Cuando un presupuesto se envía, recuerda actualizar su Estado a Enviado para llevar el control comercial.

Convertirlo en factura

Cuando el cliente acepta, no hace falta rehacer nada:

1. En la ficha del presupuesto pulsa Convertir a factura.
2. Confirma en la ventana de aviso. El presupuesto queda marcado como Convertido y se genera una factura con todos sus conceptos y totales.
3. Pasas directamente a la ficha de la nueva factura, que nace en estado borrador para que la revises antes de emitirla.

Un presupuesto ya convertido no se puede volver a convertir, y verás el indicador "Convertido en factura" en su ficha.

Consejos

• Asocia siempre el presupuesto a un proyecto cuando exista: así los honorarios contarán en la rentabilidad de ese encargo.
• Usa el Texto adicional para el alcance y las condiciones; las Observaciones quédatelas para ti, no salen en el PDF.
• Mantén el estado al día (Borrador, Enviado, Aceptado). Es la base de tu seguimiento comercial.

Errores frecuentes

• No indicar destinatario o indicar los dos. Tienes que elegir cliente o contacto provisional, exactamente uno.
• Guardar sin líneas. Hace falta al menos una línea con concepto, cantidad y precio.
• Forzar un número ya usado. Si escribes un número manual que ya existe en tu estudio, el guardado se detiene; deja el campo vacío para la numeración automática.
• Olvidar revisar la factura tras convertir. La factura generada queda en borrador: revísala y luego emítela.