Facturar (Verifactu)

Facturar en AECO360° es seguro y trazable. Cada factura nace en borrador, se emite por una serie y, al emitirse, queda congelada e integrada en una cadena de integridad protegida con huella SHA-256. En esta lección verás cómo crear una factura (desde cero o a partir de un presupuesto), cómo funcionan las series Verifactu, qué significa que el estado no se pueda editar y cómo anular o rectificar una factura. Usamos el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.

De presupuesto o proyecto a factura

La vía más rápida es partir de un presupuesto aceptado: en su ficha pulsas Convertir a factura y obtienes una factura con todas las líneas y totales ya cargados. También puedes crear una factura desde cero en Facturas - Nueva factura y asociarla a un cliente y, si procede, a un proyecto.

En ambos casos la factura empieza en estado Borrador, que es el único momento en el que puedes editarla con libertad.

Rellenar la factura

1. Completa la cabecera:
   • Título (obligatorio) y, si quieres, Descripción.
   • Cliente (obligatorio) y Proyecto (opcional pero recomendable para la rentabilidad).
   • Serie: elige la serie de numeración. Es la pieza clave de Verifactu, lo vemos en el siguiente apartado.
   • Número: se asigna automáticamente con el formato de la serie ({SERIE}-{AÑO}-{NNNN}); déjalo vacío salvo que necesites uno concreto.
   • Fecha de emisión y Fecha de vencimiento (la de vencimiento debe ser igual o posterior a la de emisión).
2. Añade las líneas (concepto, cantidad, precio, descuento por línea), igual que en los presupuestos. Necesitas al menos una.
3. Ajusta la fiscalidad: % Descuento, % IVA e % IRPF.
4. Si quieres, indica forma de pago, términos de pago y notas.
5. Pulsa Guardar. La factura queda en borrador, lista para revisar.

Emitir por serie

Antes de emitir conviene entender las series. Cada serie tiene un código (por ejemplo A, PRO o R) y una marca de Verifactu. Esa marca decide cómo se comporta la factura al emitirse:

• Serie Verifactu: la factura entra en la cadena de integridad. Al emitirla se le calcula su huella SHA-256, se encadena con la anterior y recibe su posición en la cadena. Es la opción habitual.
• Serie no Verifactu: la factura se emite igualmente como factura válida, pero queda fuera de Verifactu. Útil para casos concretos que no entran en el registro.

Tu estudio ya tiene una serie por defecto creada. Puedes gestionarlas en Ajustes - Series de factura.

Para emitir:

1. En la ficha de la factura en borrador, pulsa Emitir.
2. La factura pasa a estado Emitida y se marca la fecha de emisión.
3. Si la serie es Verifactu, se firma localmente y se encadena: en la ficha aparecerá el bloque Verifactu (AEAT) con la huella SHA-256, la posición en la cadena y el estado del registro.

Qué hace AECO360° con Hacienda (con honestidad)

Es importante que sepas exactamente qué ocurre:

• Al emitir una factura de serie Verifactu, AECO360° firma el registro localmente y lo encadena con huella SHA-256. Esto deja la factura sellada e íntegra dentro de tu instalación.
• El envío automático a la AEAT no está activo por defecto. Se configura por estudio, cuando das de alta tu certificado digital en Ajustes - Verifactu y AEAT. Hasta entonces, una factura firmada muestra el estado "Firmada localmente" y verás el aviso de que el envío a la AEAT se activará al configurar tu certificado.
• Por tanto, no des por hecho que tus facturas se están remitiendo a Hacienda automáticamente: lo harán cuando completes esa configuración. Mientras tanto, conservan su sellado de integridad local.

El estado no es editable

El estado de una factura (Borrador, Emitida, Parcialmente cobrada, Cobrada, Anulada) no se cambia a mano desde el formulario. Lo gobierna el propio sistema mediante acciones controladas:

• El borrador se crea al guardar.
• La emisión la realiza el botón Emitir.
• Los cobros la mueven a parcialmente cobrada o cobrada cuando registras pagos.
• La anulación tiene su propia acción.

Esto es intencionado: garantiza que no se pueda saltar la cadena de integridad ni alterar el ciclo de vida de una factura. Por eso, una vez emitida, la factura queda bloqueada y deja de poder editarse. Para cualquier modificación posterior se usa una rectificativa.

Anular una factura

1. En la ficha de la factura, pulsa Anular y confirma.
2. La factura pasa a estado Anulada.

Ten en cuenta dos reglas:

• No se puede anular una factura que tenga cobros registrados: primero anula los pagos.
• Una factura ya anulada no se puede volver a anular.

Rectificar una factura

Como una factura emitida es inmutable, cualquier corrección se hace con una rectificativa:

1. En la ficha pulsa Crear rectificativa y confirma.
2. Se genera una factura rectificativa, en borrador, con todas las cantidades negadas respecto a la original.
3. Revísala, ajústala si procede y emítela como cualquier otra.

La rectificativa queda enlazada a la factura que corrige, de modo que la trazabilidad se mantiene.

Consejos

• Revisa siempre la factura en borrador antes de pulsar Emitir: tras emitir solo podrás corregirla con una rectificativa.
• Asigna proyecto a tus facturas para que los honorarios entren en la rentabilidad de cada encargo.
• Si vas a operar con Verifactu de cara a la AEAT, configura tu certificado en Ajustes - Verifactu y AEAT para activar el envío.

Errores frecuentes

• Intentar editar una factura ya emitida. No se puede; crea una rectificativa.
• Querer anular una factura con cobros. Anula primero los pagos registrados.
• Emitir una factura sin líneas. Necesita al menos una línea.
• Suponer que ya se envía a Hacienda. La firma es local por defecto; el envío a la AEAT depende de que actives tu certificado por estudio.