Mi gestoría: acceso del gestor externo
Vídeo en camino. Mientras tanto tienes el manual escrito completo de esta lección aquí abajo, paso a paso.
Tu gestor o asesor fiscal necesita cada trimestre tus facturas, tus gastos y el cálculo de los impuestos. En lugar de mandarle Excels por correo, AECO360° le da acceso directo a tu panel fiscal, y solo a eso: ni un proyecto, ni un cliente, ni un documento del estudio. Tú das el acceso y tú lo quitas cuando quieras. En esta lección vemos cómo invitar a tu gestor y qué ve exactamente, con el ejemplo del estudio de demostración (Estudio Riquelme). Esta sección es solo para el administrador del estudio.
Qué es el rol de gestor externo
El gestor entra con un rol especial, asesor externo (external-advisor), pensado para gestorías y asesorías fiscales. Es un acceso restringido: ve lo justo para preparar y presentar tus impuestos, y nada más. Como un mismo gestor suele llevar varios estudios, puede usar el mismo correo en todos ellos.
Dónde se gestiona
En el menú principal, grupo Análisis - Mi gestoría. También llegas desde Análisis - Panel fiscal, con el botón Mi gestoría arriba. Esta entrada solo la ve el administrador del estudio.
Importante: el gestor no se invita desde Equipo, como el resto del personal, sino desde aquí, con su propio flujo.
Paso a paso: invitar a tu gestor
- Entra en Análisis - Mi gestoría.
- En la tarjeta Invitar gestor, escribe el Email del gestor.
- Pulsa Enviar invitación.
- El gestor recibe un correo para crear su acceso. Mientras no lo acepte, figura en Invitaciones pendientes con su fecha de caducidad.
- Cuando lo acepte, aparecerá en Gestores con acceso, con su nombre y correo.
No tienes que elegir rol: la invitación asigna siempre el rol de asesor externo.
Qué ve (y qué no ve) tu gestor
Cuando tu gestor entra, su menú se reduce a lo fiscal. Puede:
- Ver el Panel fiscal con los modelos 303, 130, 111 y los resúmenes anuales.
- Ver tus Facturas, Gastos y Proveedores (solo lectura, no los edita).
- Exportar los datos a CSV/Excel y descargar el Libro de IVA.
- Descargar el PDF de cada modelo y subir el justificante de lo que haya presentado.
No puede ver ni tocar: proyectos, clientes, presupuestos, la documentación del estudio (planos, contratos, fotos), tareas, el equipo ni la configuración. Tampoco puede crear ni modificar facturas o gastos.
Quitar el acceso
- En Análisis - Mi gestoría, busca al gestor en Gestores con acceso.
- Pulsa Revocar en su fila y confirma.
- El gestor pierde el acceso al panel fiscal de forma inmediata.
Todo queda registrado
Las acciones del gestor quedan anotadas en la auditoría del estudio, de modo que siempre sabes qué consultó o descargó. Es transparencia para ambos lados.
Normativa que aplica
- RGPD: estás compartiendo datos fiscales con un tercero (tu gestoría). El acceso limitado al módulo fiscal, la posibilidad de revocarlo en cualquier momento y el registro de actividad ayudan a cumplir el principio de minimización: tu gestor solo accede a lo necesario para su función.
- Modelos tributarios: el gestor trabaja sobre los modelos 303 (IVA), 130 (IRPF) y 111 (retenciones) y sus resúmenes anuales (390 y 190). AECO360° prepara y calcula; la presentación ante la AEAT la realiza tu gestor.
Consejos
- Invita a tu gestor al empezar el trimestre: tendrá tus datos al día sin que tengas que enviarle nada.
- Pídele que suba el justificante de cada modelo presentado; así lo conservas dentro del ERP, ordenado por modelo y año.
- Si cambias de gestoría, revoca el acceso anterior antes de invitar al nuevo.
- Recuerda que el gestor no ve tus proyectos ni clientes: puedes compartir el panel fiscal con total tranquilidad.