Pagos

Un pago en AECO360° es el dinero que recibes de un cliente contra una factura. Registrar los pagos a medida que cobras mantiene tus facturas al día (emitida, cobrada en parte o cobrada) y alimenta la tesorería del estudio. En esta lección verás cómo anotar un pago sobre una factura, qué pasa con su estado y dónde consultar el libro de pagos. Usamos el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.

Para qué sirve

Cada factura puede recibir uno o varios pagos: un anticipo, un pago parcial, el saldo final. Al registrar cada cobro, AECO360° suma lo abonado, calcula lo que queda pendiente y actualiza el estado de la factura solo. Así, la diferencia entre lo que has facturado y lo que has cobrado de verdad queda siempre reflejada.

Registrar un pago

Los pagos se anotan desde la factura, no desde un menú aparte:

1. En el menú lateral entra en Facturas y abre la factura que has cobrado.
2. En su ficha, busca la opción para registrar un pago.
3. Rellena los datos del cobro:
   • Importe (obligatorio): la cantidad cobrada. Puede ser el total de la factura o una parte.
   • Método (obligatorio): Transferencia bancaria, Domiciliación SEPA, Efectivo, Tarjeta, Cheque, Compensación u Otro.
   • Fecha de pago (obligatoria): el día en que recibiste el dinero.
   • Referencia (opcional): el número de la transferencia, del cheque o cualquier dato para conciliar.
   • Notas (opcional): información interna sobre el cobro.
4. Guarda. El pago queda asociado a la factura.

Qué le pasa a la factura

Al registrar un pago, AECO360° recalcula el total cobrado de la factura y ajusta su estado automáticamente:

• Si lo cobrado iguala el total de la factura, pasa a Cobrada.
• Si has cobrado una parte, pasa a Cobrada parcialmente y la factura muestra el importe que queda pendiente.
• Si eliminas el último pago y vuelve a cero, la factura regresa a Emitida.

No tienes que cambiar el estado a mano: lo gobiernan los pagos que registras.

El libro de pagos

Para ver todos tus cobros juntos, entra en Pagos desde el menú lateral. Es el libro global de pagos del estudio:

• Cada línea muestra la fecha, el importe, el método, la factura y el cliente.
• Puedes filtrar por método de pago y ordenar por fecha o importe.
• Arriba ves el total cobrado, que se ajusta al filtro que tengas aplicado.

Es la foto rápida de lo que ha entrado, mes a mes o por forma de cobro.

Corregir un pago

Si te equivocaste al anotar un cobro, abre la factura y elimina ese pago desde su ficha. AECO360° recalcula el total cobrado y devuelve la factura al estado que corresponda. Después puedes volver a registrar el pago con los datos correctos.

Consejos

• Registra el pago en la fecha real del cobro: así la tesorería refleja tu caja con fidelidad.
• Anota la referencia de la transferencia para conciliar con tu banco más adelante.
• Si cobras a plazos, registra cada pago por separado: la factura irá mostrando lo que falta.

Errores frecuentes

• Intentar cambiar el estado de la factura a mano en lugar de registrar el pago. El estado lo deciden los pagos.
• Anotar un solo pago por el total cuando cobraste en varios plazos: pierdes el detalle de cuándo entró cada cantidad.
• Olvidar registrar los cobros: la factura quedará como pendiente y la tesorería te dirá que tienes más por cobrar de lo que de verdad falta.