Buzón y lectura automática de facturas (OCR)

Recibes facturas de proveedor en PDF o escaneadas por correo, y pasarlas a gasto a mano es tedioso. AECO360° puede leerlas por ti: reconoce el texto del documento, extrae los datos clave (importe, proveedor, número de factura, fecha) y te prepara un gasto en borrador para que solo lo revises y lo apruebes. En esta lección verás cómo funciona el buzón y la lectura automática, y por qué conviene revisar siempre lo que propone. Usamos el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.

Qué es y qué no es

Que quede claro desde el principio: esto no es inteligencia artificial. Es un proceso de lectura y clasificación automática: un motor de reconocimiento de texto (OCR) lee el documento y, mediante reglas, busca patrones para localizar el importe, el NIF del proveedor, la fecha y el número de factura. Funciona muy bien con facturas legibles y bien escaneadas, pero un documento borroso, girado o con un formato poco habitual puede dar datos incompletos. Por eso el resultado siempre es un borrador que tú revisas, nunca un gasto aprobado por la máquina.

El buzón: facturas que llegan por correo

Puedes conectar un buzón de correo para que las facturas que recibes entren solas:

1. En Ajustes, configura el correo entrante (IMAP) con los datos de tu cuenta (servidor, usuario y contraseña).
2. Cada cierto tiempo, AECO360° revisa ese buzón. Cuando llega un correo con una factura adjunta (PDF o imagen), guarda el documento en tu Documentos y lanza la lectura automática.
3. Si la lectura reconoce una factura, AECO360° crea un gasto en borrador con el original adjunto, listo para que lo revises.

El correo entrante está disponible en los planes PRO y superiores; la lectura automática se incluye en los planes STUDIO y superiores.

Lectura desde un documento subido

No hace falta el buzón para usar la lectura automática. Si subes una factura a Documentos (o desde un gasto), abre su ficha y solicita el reconocimiento. El proceso pasa por tres fases: pendiente, procesando y listo (o fallido si el documento no se pudo leer). Cuando termina, verás el texto reconocido y los datos extraídos.

De la factura al gasto

Cuando la lectura está lista y ha reconocido una factura:

1. Revisa los datos que ha extraído: importe, fecha, proveedor y número de factura.
2. Pulsa la opción para crear el gasto a partir del documento. Puedes ajustar el concepto y la categoría antes de confirmar.
3. El gasto se crea en estado Borrador, con la factura original adjunta.

A partir de ahí es un gasto normal: comprueba la base, el IVA, la categoría y, sobre todo, imputa el gasto al proyecto si pertenece a un encargo. Cuando esté todo correcto, pásalo a Registrado. Así entra en la contabilidad y en la rentabilidad del proyecto.

Por qué revisar siempre

La lectura automática te ahorra teclear, pero no piensa por ti. Conviene comprobar:

• Que el importe y el IVA son los de la factura (no la base con el total cambiados).
• Que el proveedor detectado es el correcto.
• Que el número de factura y la fecha se han leído bien.
• Que la categoría y el proyecto son los que tú quieres.

Consejos

• Escanea las facturas en papel con buena luz y rectas: cuanto más legible el documento, mejor lee el sistema.
• Conecta el buzón a una dirección que uses solo para facturas; así no se mezcla con el resto de tu correo.
• Aunque la lectura falle, el documento queda guardado en Documentos: siempre puedes crear el gasto a mano.

Errores frecuentes

• Dar por buenos los datos sin mirarlos: un cero de más o un IVA mal leído se cuela en tu contabilidad.
• Olvidar imputar el gasto al proyecto: el borrador nace sin proyecto; asígnaselo si pertenece a un encargo.
• Dejar el gasto en Borrador: mientras no lo pases a Registrado, no cuenta en la rentabilidad ni en la tesorería.