Registrar un gasto

Registrar bien tus gastos es lo que permite a AECO360° decirte después cuánto ganas de verdad en cada proyecto. En esta lección verás cómo dar de alta un gasto con su base imponible e impuestos, cómo imputarlo a un proyecto para que cuente en la rentabilidad, y cómo marcarlo como pagado cuando lo abones. Usamos el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.

Crear un gasto

1. En el menú lateral entra en Gastos y pulsa Nuevo gasto.
2. Rellena la cabecera:
   • Fecha: la fecha del gasto (obligatoria). Por defecto, hoy.
   • Estado: arranca en Registrado. Los estados posibles son Borrador, Registrado, Pagado y Anulado.
   • Categoría: clasifica el gasto (visados colegiales, seguro de responsabilidad civil, cuota de autónomo, material de oficina, software y licencias, formación, vehículo, dietas y desplazamientos, subcontrataciones, impuestos, otros). Tu estudio puede tener categorías propias añadidas a esta lista.
   • Concepto: descripción del gasto (obligatorio), por ejemplo "Compra de material" o "Factura proveedor X".
   • Nº factura proveedor: el número que viene impreso en la factura que has recibido.
   • Proveedor: elígelo si lo tienes dado de alta, o déjalo vacío para un gasto rápido.
   • Proyecto: asígnalo si el gasto pertenece a un encargo concreto. Este paso es clave para la rentabilidad.

Importes e impuestos

En el bloque de importes defines la fiscalidad del gasto:

1. Base imponible (€): el importe sin impuestos (obligatorio).
2. % IVA: por defecto 21 (obligatorio). Ajústalo si el tipo es otro.
3. % IRPF (opcional): indícalo solo si la factura te retiene IRPF, algo habitual en subcontrataciones.

A medida que escribes, AECO360° calcula y muestra la Base, el IVA, el IRPF que se resta y el Total resultante, para que veas el importe final antes de guardar.

Puedes añadir Notas internas y, cuando esté todo, pulsar Guardar. El gasto queda registrado y te lleva a su ficha con el total calculado.

Imputarlo a un proyecto

La imputación a proyecto es lo que convierte un gasto en información útil de rentabilidad:

• Si has seleccionado un Proyecto al crear el gasto, ya está imputado a ese encargo.
• Si lo dejaste sin proyecto, puedes Editar el gasto y asignárselo después.

Solo los gastos en estado Registrado o Pagado cuentan en la rentabilidad del proyecto; los borradores y los anulados quedan fuera del cálculo.

Marcarlo como pagado

Cuando abones el gasto:

1. Abre la ficha del gasto.
2. Pulsa Marcar pagado.
3. El gasto pasa a estado Pagado y se registra la fecha de pago (la fecha actual).

Solo se pueden marcar como pagados los gastos que estén en estado Registrado. Si el gasto está en borrador, pásalo antes a registrado; si ya está pagado o anulado, la acción no aplica.

A partir de una factura escaneada

AECO360° puede ayudarte a crear gastos a partir de documentos que recibes. Cuando subes o recibes una factura de proveedor escaneada (por ejemplo, un PDF o una imagen), el sistema realiza una lectura y clasificación automática del documento: reconoce el texto y, mediante reglas, extrae datos como el importe, el proveedor o el número de factura para proponerte el gasto.

Esto no es inteligencia artificial: es un proceso de reconocimiento de texto apoyado en reglas. Por eso conviene revisar siempre lo que el sistema propone (base, IVA, categoría y proyecto) antes de aprobar el gasto, porque el documento puede venir borroso, girado o con un formato poco habitual. El gancho real es que te ahorra teclear: de la factura escaneada al gasto, con tú dando el visto bueno.

Consejos

• Imputa el gasto al proyecto correcto desde el principio: es la base para saber el margen real de cada encargo.
• Usa la categoría adecuada; te facilitará después los informes y la exportación.
• Anota el Nº factura proveedor para conciliar más adelante con la documentación recibida.
• Marca como pagado en el momento real del pago: así la ficha refleja tu tesorería con fidelidad.

Errores frecuentes

• Dejar el gasto sin proyecto cuando pertenece a un encargo: no aparecerá en la rentabilidad de ese proyecto.
• No revisar la lectura automática de una factura escaneada y dar por buenos datos mal extraídos.
• Intentar marcar como pagado un borrador. Pásalo antes a Registrado.
• Confundir base y total. El campo a rellenar es la base imponible; el total lo calcula el sistema con el IVA y, si procede, restando el IRPF.