Gastos recurrentes

Hay gastos que se repiten cada mes o cada año casi sin cambiar: la cuota de autónomo, el seguro de responsabilidad civil, una licencia de software, el alquiler del despacho. En lugar de teclearlos una y otra vez, AECO360° te deja crear una plantilla de gasto recurrente que genera el gasto sola, con la periodicidad que tú marques. En esta lección verás cómo crear una plantilla, cómo se generan los gastos y cómo pausarla o finalizarla. Usamos el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.

Para qué sirve

Una plantilla de gasto recurrente es una "receta": guarda el concepto, los importes y cada cuánto se repite. A partir de ella, AECO360° crea automáticamente los gastos reales en las fechas que toquen, sin que tengas que acordarte. Editar la plantilla solo afecta a los gastos futuros; los que ya se generaron quedan tal como estaban.

Crear una plantilla

1. En el menú lateral entra en Gastos y abre el apartado Recurrentes.
2. Pulsa Nueva plantilla.
3. Rellena la cabecera, igual que en un gasto normal:
   • Nombre (obligatorio): cómo reconoces la plantilla, por ejemplo "Seguro RC profesional" o "Cuota de autónomo".
   • Categoría: clasifica el gasto (cuota de autónomo, seguro de responsabilidad civil, software y licencias, etc.).
   • Proveedor: elígelo si lo tienes dado de alta.
   • Proyecto: asígnalo solo si el gasto pertenece a un encargo concreto; si es un gasto general del estudio, déjalo vacío.

Importes

En el bloque de importes defines la fiscalidad, igual que en un gasto suelto:

1. Base imponible (€) (obligatoria): el importe sin impuestos.
2. % IVA: por defecto 21.
3. % IRPF (opcional): solo si la factura te retiene IRPF.

AECO360° calcula el IVA, el IRPF y el total que tendrá cada gasto generado.

Periodicidad

Aquí está lo propio de las plantillas:

• Frecuencia: Semanal, Mensual, Trimestral, Semestral o Anual.
• Cada cuántos periodos: el intervalo. Con "Mensual" y un intervalo de 2, el gasto se generará cada 2 meses.
• Fecha de inicio (obligatoria): a partir de cuándo empieza a generar.
• Fecha de fin (opcional): déjala vacía para que siga de forma indefinida.
• Marcar como pagado automáticamente: actívalo si el gasto se cobra por domiciliación o transferencia periódica; así el gasto generado nace ya en estado Pagado.

Al guardar, AECO360° calcula la próxima fecha de generación y la plantilla queda Activa.

Cómo se generan los gastos

Cada día, AECO360° revisa tus plantillas activas y, cuando llega la fecha prevista, crea el gasto real automáticamente y calcula la siguiente fecha. Ese gasto aparece en tu listado de Gastos como cualquier otro, con su base, su IVA y su total, y cuenta en la rentabilidad si lo has imputado a un proyecto.

Si necesitas el gasto antes de tiempo, abre la ficha de la plantilla y pulsa Generar ahora: crea el gasto en el momento sin esperar a la fecha.

Pausar, reanudar y finalizar

Desde la ficha de la plantilla gestionas su ciclo de vida:

• Pausar: deja de generar gastos temporalmente. La plantilla pasa a Pausada y no crea nada hasta que la reanudes.
• Reanudar: vuelve a ponerla Activa.
• Finalizar: la cierra para siempre. Pasa a Finalizada y no volverá a generar. Úsalo cuando das de baja un seguro o cancelas una suscripción.

Consejos

• Crea una plantilla solo para gastos que de verdad se repiten con un importe estable; para gastos puntuales, usa el alta normal.
• Activa Marcar como pagado automáticamente en los gastos domiciliados: tu tesorería reflejará el pago sin que tengas que tocarlos.
• Revisa la próxima fecha de generación para confirmar que el calendario es el que esperas.

Errores frecuentes

• Editar la plantilla esperando cambiar gastos ya generados. Los cambios solo afectan a los gastos futuros; corrige a mano los ya creados si hace falta.
• Olvidar finalizar una plantilla de un servicio que ya no tienes: seguirá generando gastos que no existen.
• Confundir pausar con finalizar. Pausar es temporal; finalizar es definitivo.