Compartir proyectos, fotos y documentos
Vídeo en camino. Mientras tanto tienes el manual escrito completo de esta lección aquí abajo, paso a paso.
Tener al cliente al día sin convertirlo en una cadena interminable de correos es uno de los grandes ahorros de tiempo de un estudio. En AECO360° puedes compartir con tu cliente lo que tú decidas -documentos del proyecto, fotos de obra y el propio seguimiento del proyecto- de forma controlada y con constancia. En esta lección vemos las distintas formas de compartir, con el estudio de demostración, Estudio Riquelme.
Para qué sirve
Compartir en AECO360° siempre es selectivo: nada se hace público por defecto. Tú eliges qué documento, qué fotos o qué proyecto ve el cliente. Hay dos canales principales: el portal del cliente (su espacio privado, con login) y los enlaces de fotos (un enlace web o un PDF que puedes hacer llegar a quien quieras).
Compartir documentos del proyecto con el cliente
Esta opción vive en los documentos de proyecto, porque es lo que tu cliente ve en su portal:
- Abre el proyecto y entra en su pestaña Documentos.
- En el documento que quieras hacer visible, pulsa Compartir con cliente.
- El documento queda marcado como compartido y aparece en el portal del cliente.
- Para revertirlo, pulsa Dejar de compartir: el cliente deja de verlo.
Mientras no marques un documento como compartido, es interno: solo lo ve tu equipo. (Tienes el detalle de subida y firma en la lección de subir y organizar documentos.)
Compartir el proyecto en el portal
Cuando invitas a tu cliente al portal, este ve el seguimiento de sus proyectos: estado, presupuestos, facturas, documentos compartidos y el álbum de fotos de la obra. Es la forma más ordenada de compartir el avance, porque todo queda dentro de su espacio privado y nunca tiene acceso a otros clientes ni a la parte interna del estudio. (Cómo invitar y qué ve en detalle lo tienes en la lección del portal del cliente.)
Compartir fotos de obra
Desde el módulo de obra puedes compartir fotos sin necesidad de que el cliente entre al portal, con un enlace o un PDF:
- En las fotos del proyecto, selecciona las imágenes que quieras compartir.
- Elige el tipo de compartición: Enlace web (una galería que se ve en el navegador) o PDF descargable (un informe fotográfico).
- Indica los días de validez del enlace.
- Pulsa Compartir.
Si eliges enlace web, obtienes una dirección que puedes pasar a quien quieras; la galería caduca en la fecha que hayas marcado. Si eliges PDF, se genera y descarga un informe fotográfico al momento.
Los enlaces activos de un proyecto aparecen listados como Enlaces compartidos activos, con su fecha de caducidad. Cuando quieras cortar el acceso antes de tiempo, usa Revocar sobre el enlace: dejará de funcionar de inmediato.
Privacidad de las fotos (RGPD)
Las fotos que se comparten -tanto en el enlace web como en el PDF- se sirven sin sus metadatos: AECO360° elimina la información EXIF y, en particular, las coordenadas GPS antes de mostrarlas. Así evitas exponer sin querer la ubicación o los datos técnicos de la cámara al compartir imágenes con terceros. Aun así, comparte solo las fotos necesarias y usa plazos de validez razonables; revoca el enlace cuando deje de hacer falta.
Consejos
- Para el cliente habitual, apóyate en el portal: todo queda en su espacio privado y ordenado por proyecto.
- Para enviar unas fotos puntuales a alguien que no tiene portal, usa el enlace web o el PDF con una caducidad corta.
- Comparte en el portal solo los documentos que de verdad quieras que vea; el resto permanece interno por defecto.
- Revoca los enlaces de fotos en cuanto cumplan su función: menos enlaces vivos, más control.