El cliente acepta presupuestos y ve sus facturas

Perseguir a un cliente para saber si acepta un presupuesto, o reenviarle por enésima vez la misma factura, es tiempo perdido. Con el portal de AECO360°, tu cliente acepta o rechaza sus presupuestos con un clic y consulta y descarga sus facturas cuando quiera, dejando todo registrado. En esta lección vemos ese flujo desde el lado del cliente, con el estudio de demostración, Estudio Riquelme.

Para qué sirve

Cuando tu cliente tiene acceso al portal, puede responder él mismo a los presupuestos que le envías y acceder a sus facturas. Cada respuesta se refleja en tiempo real en tu ERP, así que sabes qué presupuestos avanzan sin tener que llamar a nadie. (Cómo invitar al cliente al portal lo tienes en la lección del portal del cliente.)

El cliente acepta o rechaza un presupuesto

Solo aparecen en el portal los presupuestos que ya has enviado; los borradores no se ven. El flujo del cliente es:

1. Entra en el presupuesto desde su portal y revisa el detalle y el importe.
2. Descarga el PDF si quiere conservarlo o consultarlo con calma.
3. Si está conforme, pulsa Aceptar presupuesto. Si no le encaja, pulsa Rechazar (se le pide confirmación).

Cuando acepta, el presupuesto pasa al instante a Aceptado en tu ERP y el cliente recibe una confirmación por correo. Cuando rechaza, queda Rechazado. En ambos casos, tú lo ves reflejado sin esperar a que te escriba.

Qué queda registrado al aceptar

La aceptación funciona como una firma electrónica simple: al pulsar Aceptar, AECO360° registra la conformidad junto con la identidad del cliente (su correo), su IP, la fecha y la huella SHA-256 del PDF aceptado. A partir de ese momento, en el presupuesto figura que fue aceptado por esa persona, en esa fecha, sobre ese documento exacto. Es tu prueba de que el cliente dio el visto bueno a ese presupuesto y no a otro. Una vez aceptado, no se vuelve a firmar: la aceptación queda fijada.

El cliente consulta y descarga sus facturas

En el portal, tu cliente ve sus facturas y descarga el PDF de cada una cuando lo necesita, para su contabilidad o sus archivos. Tiene siempre a mano el documento oficial sin que tengas que reenviárselo.

• Solo se muestran las facturas emitidas (emitida, parcialmente pagada o pagada); los borradores y las anuladas no aparecen.
• A diferencia de los presupuestos, las facturas son solo de consulta: el cliente no las acepta ni las rechaza, únicamente las ve y las descarga.
• Si una factura tiene pagos registrados, el cliente ve esos pagos con su fecha e importe.

Cómo le llega el presupuesto al cliente

Desde el presupuesto, en tu lado, lo envías por email: el cliente recibe un correo con el número y el importe y un botón para abrirlo en su portal, donde ya puede descargar el PDF y aceptarlo o rechazarlo. Si hace falta, puedes reenviar ese correo.

Consejos

• Envía el presupuesto desde el ERP en cuanto esté listo: solo entonces aparece en el portal del cliente para que pueda responder.
• Apóyate en la aceptación del portal en lugar del "ok" por WhatsApp: queda registro con identidad, IP, fecha y huella del PDF.
• Recuerda a tu cliente que sus facturas están siempre disponibles en el portal: te ahorras reenvíos.
• Revisa el estado de tus presupuestos en el ERP: verás en tiempo real cuáles ha aceptado o rechazado sin perseguir respuestas.