Convertir el presupuesto en factura
Vídeo en camino. Mientras tanto tienes el manual escrito completo de esta lección aquí abajo, paso a paso.
Cuando un cliente acepta tu presupuesto, no tienes que volver a teclear nada: AECO360° convierte el presupuesto en factura con todos sus conceptos y totales de un clic. En esta lección verás cómo funciona esa conversión, qué hereda la factura, qué le pasa al presupuesto y qué tienes que revisar después. Usamos el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.
Para qué sirve
Convertir evita el doble trabajo y los errores de copiar a mano. El presupuesto ya tiene las líneas, los importes, el IVA, el IRPF, el cliente y el proyecto: la factura nace con todo eso cargado. Tú solo revisas y emites.
Cómo convertir paso a paso
- Entra en Facturación › Presupuestos y abre el presupuesto.
- En su ficha, pulsa Convertir a factura.
- Confirma en la ventana de aviso. El mensaje te recuerda que el presupuesto quedará marcado como convertido.
- AECO360° crea la factura y te lleva directamente a su ficha.
Qué hereda la factura
La nueva factura copia del presupuesto:
- El cliente y el proyecto.
- El título y la descripción.
- Todas las líneas (concepto, descripción, cantidad, precio y descuento de cada una), respetando el orden.
- La fiscalidad: % descuento global, % IVA e % IRPF.
- Las observaciones internas.
La factura nace con la fecha de emisión de hoy y una fecha de vencimiento a 30 días, y se asocia internamente al presupuesto de origen para mantener la trazabilidad. Se le asigna número en la serie por defecto.
Lo más importante: la factura nace en estado Borrador. Eso significa que aún no está emitida ni sellada, y puedes revisarla y editarla con libertad antes de emitirla.
Qué le pasa al presupuesto
El presupuesto convertido pasa al estado Convertido en factura, y en su ficha verás el indicador "Convertido en factura". Esa conversión es irreversible: un presupuesto ya convertido no se puede volver a convertir, lo que evita que generes dos facturas del mismo presupuesto por error.
Después de convertir: revisar y emitir
La conversión te deja la factura en borrador, no emitida. Por eso, el flujo correcto es:
- Revisa la factura: cliente, líneas, importes, serie y fechas.
- Cuando esté conforme, pulsa Emitir. Solo entonces la factura queda congelada y, si la serie es Verifactu, entra en la cadena de integridad.
No des por hecho que la factura "ya está hecha" tras convertir: hasta que la emites, sigue siendo un borrador editable.
Consejos
- Convierte cuando el cliente haya aceptado de verdad: así el ciclo comercial queda limpio y la rentabilidad del proyecto cuadra.
- Revisa siempre la serie y la fecha de vencimiento de la factura nueva antes de emitir; la conversión pone valores por defecto.
- Mantén el presupuesto asociado a un proyecto: la factura heredará ese vínculo y los honorarios contarán en la rentabilidad del encargo.
Errores frecuentes
- Intentar convertir dos veces. Un presupuesto ya convertido no admite una segunda conversión.
- Olvidar revisar la factura. Nace en borrador a propósito: revísala antes de pulsar Emitir.
- Suponer que ya está emitida. Convertir no emite; emitir es un paso aparte.