Enviar y que el cliente acepte

Cuando el presupuesto está listo, el siguiente paso es que tu cliente lo reciba, lo lea y lo acepte. AECO360° te permite enviarlo por email con su PDF adjunto y, si el cliente tiene acceso al portal, aceptarlo o rechazarlo con un clic, dejando además un registro firmado de esa aceptación. En esta lección recorremos todo ese circuito. Usamos el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.

Enviar el presupuesto por email

Desde la ficha del presupuesto (Facturación › Presupuestos, y entras en uno), tienes el bloque de envío por email:

1. Pulsa Enviar por email. Se abre una ventana con todo precargado.
2. Revisa los campos:
   • Destinatario: se propone el correo del cliente. Puedes cambiarlo.
   • Copia (CC) y Copia oculta (BCC): opcionales.
   • Asunto y Mensaje: vienen rellenos desde tus plantillas de comunicación, con el nombre del cliente, el número y el total ya sustituidos. Ajústalos si quieres.
3. El PDF del presupuesto se adjunta automáticamente; no tienes que subirlo a mano.
4. Pulsa Enviar. El presupuesto queda encolado para envío y aparece en el histórico de la ficha, donde ves el estado y desde donde puedes reenviarlo si hiciera falta.

Para que el envío funcione, tu estudio debe tener configurado el servidor SMTP en Ajustes › Email; si no, el sistema te avisará. Y recuerda actualizar el Estado del presupuesto a Enviado para llevar el control comercial y, sobre todo, para que el cliente pueda aceptarlo en el portal (ver más abajo).

Que el cliente lo acepte desde el portal

Si tu cliente tiene acceso al portal del cliente y el presupuesto está vinculado a un proyecto suyo, podrá gestionarlo él mismo:

1. El cliente entra en su portal y abre el presupuesto.
2. Solo puede Aceptar o Rechazar un presupuesto que esté en estado Enviado.
3. Si lo acepta, el estado pasa a Aceptado y el cliente recibe una confirmación por email. Si lo rechaza, pasa a Rechazado.

Mientras un presupuesto siga en borrador, el cliente no lo verá en su portal: solo se muestran los que están Enviado, Aceptado o Rechazado.

El valor legal de la aceptación

La aceptación desde el portal no es un simple botón: AECO360° genera un registro de aceptación que funciona como firma electrónica simple en el sentido del artículo 26 del Reglamento eIDAS (UE) 910/2014. En ese registro se guardan:

• La identidad del cliente que firma (su usuario del portal y su email).
• La fecha y hora del servidor en que aceptó.
• Su dirección IP y el navegador desde el que actuó.
• La huella SHA-256 del PDF exacto que aceptó, de modo que queda vinculado al documento concreto firmado.

Esto te da trazabilidad real de la conformidad del cliente: ante cualquier duda, puedes demostrar qué documento se aceptó, quién y cuándo. El registro es idempotente: si el cliente recarga la página tras firmar, no se duplica.

Consejos

• Pasa el presupuesto a Enviado antes de pedir la aceptación: es el único estado en el que el cliente puede aceptarlo o rechazarlo.
• Asocia el presupuesto a un proyecto del cliente; sin esa vinculación no aparecerá en su portal.
• Aprovecha el histórico de email de la ficha para confirmar que el envío salió y, si hace falta, reenviarlo.

Errores frecuentes

• Enviar sin SMTP configurado. Configura el servidor de correo en Ajustes › Email primero.
• Cliente sin email. Si el cliente no tiene correo asignado, indica un destinatario en el campo Destinatario.
• Esperar que el cliente acepte un borrador. El portal solo permite aceptar presupuestos en estado Enviado.
• Cliente sin acceso al portal. Si no tiene cuenta de portal, podrá leer el PDF por email, pero no aceptarlo desde la plataforma.