CAE: coordinación de actividades empresariales

Cuando concurren varias empresas en una misma obra, la coordinación de actividades empresariales (CAE) obliga a controlar la documentación de cada una y de sus trabajadores. AECO360° es donde el módulo de seguridad y salud te ahorra disgustos: subes cada documento, le pones su fecha de validez y el sistema vigila por ti qué está en regla, qué caduca pronto y qué está vencido. En esta lección recorremos el flujo con el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.

Para qué sirve

La CAE consiste en comprobar que toda empresa y todo trabajador que entra en la obra tiene su documentación preventiva en vigor. AECO360° centraliza esos documentos por subcontratista y por trabajador, calcula su estado automáticamente y te avisa antes de que algo caduque, para que puedas reclamarlo a tiempo y que nadie acceda a la obra sin papeles válidos.

La CAE forma parte del módulo de Coordinación de Seguridad y Salud (CSS), así que necesitas tenerlo activo en tu plan. Los documentos se gestionan desde la ficha de cada subcontratista.

Tipos de documento

Los documentos se clasifican por tipo. A nivel de empresa, entre otros:

• TC2 / RNT: cotización a la Seguridad Social.
• Certificado de estar al corriente con Hacienda y con la Seguridad Social.
• Póliza de Responsabilidad Civil y justificante de pago de la RC.
• Adhesión al Plan de Seguridad.

A nivel de trabajador:

• Formación PRL.
• Reconocimiento médico.
• Entrega de EPI.
• Documento identificativo (DNI/NIE).

Y un tipo Otro para cualquier documento adicional.

Subir un documento CAE

1. Entra en Subcontratistas desde el grupo Obra del menú y abre la ficha del subcontratista.
2. En el bloque Documentación CAE, rellena el formulario:
   • Tipo: obligatorio. Elige de la lista anterior.
   • Referencia: número de póliza, código del documento, etc.
   • Emitido, Desde y Vence: las fechas del documento. La fecha de vencimiento es la clave del control.
   • Trabajador (opcional): si el documento es de una persona concreta, asígnalo a ese trabajador. Si lo dejas en blanco, el documento es de la empresa.
   • Fichero (opcional): sube el PDF o imagen del documento.
   • Notas (opcional).
3. Pulsa Añadir documento CAE.

El estado se calcula solo

No tienes que marcar a mano si un documento está en regla. AECO360° calcula su estado a partir de la fecha de vencimiento:

• Válido: sin vencimiento o con vencimiento a más de 30 días.
• A punto de caducar: quedan 30 días o menos para que venza.
• Caducado: la fecha de validez ya pasó.

Además, en el libro de subcontratación, un documento crítico que debería existir y no consta aparece como Ausente. Cada estado se muestra con su color en la tabla de documentos del subcontratista.

Las alertas CAE del panel

En el panel CSS del proyecto (accesible desde la ficha del proyecto), AECO360° reúne las alertas CAE: la lista de documentos caducados o a punto de caducar, con su tipo, su propietario (empresa o trabajador) y la fecha de vencimiento. Es tu lista de tareas para reclamar lo que falta antes de que sea un problema en obra.

Normativa que aplica

La coordinación de actividades empresariales está regulada por el Real Decreto 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, para los casos en que trabajadores de varias empresas concurren en un mismo centro de trabajo. En las obras de construcción se completa con el Real Decreto 1627/1997. AECO360° te ayuda a organizar, fechar y vigilar la documentación que exige esa coordinación; la valoración de su validez y suficiencia corresponde al coordinador de seguridad y salud.

Consejos

• Carga siempre la fecha de validez: es lo que activa las alertas. Un documento sin fecha de vencimiento no avisa.
• Sube el fichero del documento, no solo la referencia: tener el PDF a mano vale en una inspección.
• Asigna a su trabajador los documentos personales (formación, reconocimiento): así controlas quién puede acceder a la obra.
• Revisa las alertas CAE del panel antes de cada visita; te dice de un vistazo qué reclamar.

Errores frecuentes

• Dejar la fecha de vencimiento en blanco. El documento no entra en el control de caducidades.
• Subir todo a nivel de empresa. Los documentos personales deben colgar de su trabajador para tener trazabilidad individual.
• Ignorar el estado "a punto de caducar". Esos 30 días de margen están para reclamar el documento nuevo a tiempo.