Imputación de horas

Tu tiempo cuesta dinero, aunque no lo factures aparte. La imputación de horas de AECO360° te deja registrar cuánto tiempo dedicas a cada proyecto para conocer su coste real y, con él, su margen. En esta lección verás cómo imputar horas, qué significa cada campo y cómo influye en la rentabilidad. Usamos el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.

Imputación de horas, no control horario

Conviene aclararlo antes de nada: AECO360° hace imputación de horas por proyecto, no control horario de empleados. Registras cuánto tiempo dedicas a cada encargo para calcular su coste; no se fichan entradas y salidas ni se vigilan jornadas. Es una herramienta de gestión de proyectos, no de control de personal.

La imputación de horas está disponible en los planes PRO y superiores.

Dónde está

En el menú lateral entra en Imputación de horas. Verás el listado de tus registros, con filtros por proyecto, técnico y rango de fechas. Para añadir uno, pulsa el botón de nueva imputación.

Imputar horas

El formulario es corto:

• Proyecto (obligatorio): el encargo al que dedicaste el tiempo.
• Técnico: quién hizo el trabajo. Si solo gestionas tus propias horas, aparece tu nombre fijo. Si tienes permiso para gestionar las de todo el equipo, puedes elegir a otro técnico.
• Fecha (obligatoria): el día del trabajo. Por defecto, hoy.
• Horas (obligatorio): el tiempo dedicado, con decimales (por ejemplo, 3.5 para tres horas y media). Se admite de 0.01 a 24 horas.
• Descripción: una nota de qué hiciste, por ejemplo "Reunión con cliente, croquis sala 2, visita obra".
• Tiempo facturable: viene marcado por defecto. Indica si esas horas cuentan para la rentabilidad del proyecto.

Al guardar, el registro queda en la lista y su coste pasa a contar en el proyecto.

La tarifa y el coste

Cada registro de horas lleva una tarifa por hora. AECO360° la toma de la tarifa por defecto del técnico en el momento de crear el registro y la deja fija en él: si más adelante cambias la tarifa del técnico, los registros antiguos no se alteran (conservan la tarifa con la que se imputaron).

El coste de cada imputación es sencillo: horas multiplicadas por la tarifa. La suma de todos los registros de un proyecto es su coste de horas, una de las tres piezas de la rentabilidad.

Cómo entra en la rentabilidad

En el panel de Rentabilidad por proyecto, el margen se calcula como honorarios menos gastos menos coste de horas. Por eso las horas importan: si dedicas mucho tiempo a un encargo, su margen baja, aunque hayas facturado bien.

Toda la dedicación imputada cuenta como coste del proyecto, se haya facturado al cliente o no, porque a tu estudio le ha costado tiempo igualmente. El campo Tiempo facturable te ayuda a distinguir las horas que esperas repercutir al cliente de las que no (formación, reuniones internas), pero ambas suman al coste real del encargo.

Consejos

• Imputa las horas el mismo día o muy cerca: con el tiempo se olvida cuánto dedicaste de verdad.
• Sé honesto con las horas: inflarlas o quitarlas falsea el margen y te engaña a ti mismo.
• Usa la descripción para dejar constancia de qué hiciste; te servirá para justificar el tiempo y para futuras ofertas.

Errores frecuentes

• No imputar horas: el coste de tu dedicación no aparece y el proyecto parece más rentable de lo que es.
• Confundir imputación con control horario: aquí mides dedicación a proyectos para calcular coste, no jornadas de personal.
• Olvidar asignar el proyecto: una imputación sin proyecto no aporta nada al cálculo de rentabilidad.
• Pensar que las horas no facturables no cuentan: suman al coste del proyecto igual; solo cambia si esperas repercutirlas o no.