Un presupuesto es, muchas veces, la primera imagen que un cliente tiene de tu estudio. Si llega claro, ordenado y rápido, transmite seriedad; si llega tarde o con números que no cuadran, transmite lo contrario. Esta guía recorre cómo preparar un presupuesto de honorarios bien hecho y convertirlo en factura sin volver a teclear los importes.
1. Reúne todos tus presupuestos en un sitio
Lo primero es dejar de tener las ofertas repartidas en carpetas y versiones de Word. Cuando todos los presupuestos viven en la misma lista, ves de un vistazo cuáles están enviados, cuáles se han aceptado y cuáles ya se han convertido en factura.
2. Detalla las partidas de honorarios
Un presupuesto de honorarios no es un número suelto: son fases y conceptos. Proyecto básico, proyecto de ejecución, estudio de seguridad y salud, dirección de ejecución material... Cada partida con su importe. Cuanto más desglosado esté, menos preguntas habrá después y más fácil será facturar por fases.
3. Deja que el sistema calcule el IVA y el IRPF
Aquí es donde más errores se cuelan a mano. Como técnico, en muchas facturas a empresas y administraciones tienes que aplicar retención de IRPF, además del IVA. El cálculo de la base imponible, el IVA y el IRPF debe ser automático: tú pones los conceptos y el total sale solo.
4. Conviértelo en factura sin re-teclear
Cuando el cliente acepta, el presupuesto debería convertirse en factura arrastrando los mismos conceptos e importes. Re-teclear es donde aparecen las erratas y donde se pierde el tiempo: el dato ya está, solo cambia el documento.
5. Genera el PDF y guárdalo en el proyecto
Por último, el documento: un PDF limpio, con tus datos y los del cliente, listo para enviar. El mismo presupuesto sirve de base para la factura, así que el ciclo queda encadenado de principio a fin y todo queda en el expediente del proyecto.
En AECO360° el ciclo presupuesto → factura está integrado: detallas las partidas, el sistema calcula el IVA y el IRPF, conviertes el presupuesto aceptado en factura sin re-teclear y generas el PDF. Si quieres profundizar en el recorrido económico completo de un proyecto, lee la guía Del presupuesto a la factura: el ciclo económico de un proyecto.