En un estudio, los gastos son fáciles de perder de vista: una cuota colegial aquí, un desplazamiento allá, una subcontrata grande de vez en cuando. Si no se registran y se clasifican, al final del trimestre no sabes cuánto te ha costado de verdad cada obra. Esta guía explica cómo llevarlos.
Registra el gasto y clasifícalo
Cada gasto se registra con su concepto, su importe (base e IVA), su estado (pagado o pendiente) y, sobre todo, su categoría: visados colegiales, seguros, software, subcontrataciones técnicas, dietas y desplazamientos, impuestos... Clasificar bien es lo que luego te da las cuentas claras.
Impútalo al proyecto correcto
Un gasto que pertenece a una obra -una subcontrata, un estudio geotécnico, los desplazamientos- debe quedar imputado a ese proyecto. Es la única forma de saber, al cerrar, si esa obra fue rentable o se comió el margen en costes que no habías previsto.
Controla lo que tienes pendiente de pagar
No todos los gastos están pagados. Distinguir lo pagado de lo pendiente te dice cuánto vas a tener que desembolsar y cuándo, sin sustos a fin de mes.
De la factura escaneada al gasto
Si recibes muchas facturas en papel o PDF, el módulo de lectura y clasificación de documentos (OCR) las lee y propone el gasto con sus datos, para que solo tengas que revisarlo y aprobarlo. Menos teclear y menos errores de transcripción.
En AECO360° los gastos se clasifican por categoría y se imputan a cada proyecto, de modo que la rentabilidad de cada obra sale sola. Para ver cómo encaja con la facturación, lee la guía Cómo organizar la facturación de tu estudio técnico.