Histórico de emails
Vídeo en camino. Mientras tanto tienes el manual escrito completo de esta lección aquí abajo, paso a paso.
Cada vez que envías una factura o un presupuesto por email, AECO360° guarda constancia: a quién, cuándo, con qué asunto y si salió bien o falló. Ese registro es el Histórico de emails, y te sirve para comprobar que el cliente recibió el documento y para reenviarlo si hace falta. En esta lección lo recorremos con el ejemplo del estudio de demostración (Estudio Riquelme). Necesitas permiso para enviar facturas o presupuestos.
Para qué sirve
El histórico responde a preguntas frecuentes del día a día: ¿le envié ya la factura a este cliente?, ¿a qué correo se la mandé?, ¿llegó o falló el envío? Tener ese rastro te evita reenviar por duda y te da una prueba de cuándo comunicaste cada documento.
Dónde está
En el menú principal, grupo Análisis - Histórico de emails.
Qué ves en la lista
Cada envío es una fila con:
- Fecha del envío.
- Tipo de documento: Factura o Presupuesto (con enlace al documento).
- Destinatario: el correo al que se envió.
- Asunto del email.
- Estado: pendiente, enviando, enviado, fallido o recibido.
- Usuario: quién hizo el envío.
Los estados, explicados
El envío no es instantáneo: se procesa en segundo plano. Por eso un correo pasa por varios estados:
- Pendiente: creado, esperando a salir.
- Enviando: en proceso de envío.
- Enviado: entregado a tu servidor de correo correctamente.
- Fallido: hubo un error (servidor, credenciales, dirección incorrecta). Conviene revisar tu configuración SMTP.
- Recibido: corresponde a correo entrante, si tienes activado el buzón IMAP.
Filtrar para encontrar algo
Arriba tienes filtros para acotar la lista:
- Por estado (por ejemplo, ver solo los fallidos).
- Por dirección (salientes o entrantes).
- Por tipo de documento (facturas o presupuestos).
Reenviar un email
Si un envío falló o el cliente dice que no lo recibió, puedes reenviarlo desde la ficha del propio documento (factura o presupuesto). Cada reenvío genera una nueva entrada en el histórico: no se borra ni se machaca el envío anterior, de modo que el rastro completo se conserva.
Normativa que aplica
- RGPD: el histórico contiene datos personales (direcciones de correo, nombres, documentos asociados). Forma parte de tu registro de comunicaciones con clientes; consérvalo con la misma diligencia que el resto de datos del estudio y no lo compartas fuera del equipo que lo necesita.
- A efectos prácticos, el histórico te sirve de prueba de la fecha y el destinatario de cada factura o presupuesto enviado.
Consejos
- Si ves envíos en estado fallido, revisa tu configuración en Ajustes - Email / SMTP y vuelve a probar la conexión.
- Antes de reenviar "por si acaso", busca el documento en el histórico: a lo mejor ya constaba como enviado.
- Usa el filtro por estado para hacer una revisión rápida de que todos los envíos del día salieron bien.
- Recuerda que el correo se procesa en segundo plano: si acabas de enviar, dale unos segundos y refresca para ver el estado final.