Reuniones y actas

Las reuniones de obra y con el cliente generan acuerdos, tareas y decisiones que conviene dejar por escrito. En AECO360° registras cada reunión con su título, fecha, asistentes y vinculación a un proyecto o cliente, anotas las tareas con su responsable y fecha límite, y descargas el acta en PDF. Si subes el audio de la reunión, la IA puede transcribirlo y proponer un resumen con sus acuerdos. En esta lección recorremos el flujo con el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.

Para qué sirve

Una reunión bien documentada evita malentendidos: deja constancia de qué se acordó, quién es responsable de cada tarea y para cuándo. AECO360° centraliza ese histórico, lo enlaza al proyecto o cliente correspondiente y convierte los acuerdos en tareas con responsable, de modo que el seguimiento no se queda en un cuaderno suelto.

El módulo de reuniones es un add-on, así que necesitas tenerlo activo en tu plan. Sin él no verás el apartado.

Crear una reunión

1. En el menú lateral, dentro del grupo CRM, entra en Reuniones y pulsa Nueva reunión.
2. Rellena el formulario:
   • Título de la reunión: obligatorio.
   • Fecha y hora: obligatorio, cuándo se celebró.
   • Duración (segundos): opcional.
   • Proyecto: vincula la reunión a una obra (opcional).
   • Cliente: vincula la reunión a un cliente (opcional).
   • Asistentes: nombres separados por comas o líneas.
3. Si tu plan lo permite, puedes adjuntar el audio de la reunión (mp3, m4a, wav, webm u ogg). En ese caso la IA transcribirá la grabación y extraerá un borrador de acuerdos y tareas automáticamente.
4. Guarda. La reunión queda registrada y te lleva a su ficha.

Tareas y acuerdos

En la ficha de la reunión, en el bloque Tareas y acuerdos, registras cada acuerdo como una tarea:

1. Escribe el título de la tarea.
2. Asigna un responsable (un miembro de tu equipo).
3. Pon una fecha límite si procede.
4. Añade una descripción.
5. Pulsa Añadir tarea.

Cada tarea muestra su estado y su origen (manual o propuesta por la IA). Si una tarea la propuso la IA con un responsable sugerido por nombre, aparece como "responsable sugerido" hasta que lo confirmas asignándole un usuario real.

El resumen y la transcripción con IA

Cuando subes audio y el módulo de IA está activo, la ficha muestra:

• Un Resumen IA con el resumen de la reunión, las decisiones y los riesgos detectados.
• La transcripción completa del audio.
• Un botón Re-analizar con IA para volver a procesar la transcripción si la editas.

La IA de AECO360° se ejecuta sobre infraestructura propia: tus datos no se envían a terceros. Estamos terminando de activar este módulo: la transcripción y el resumen automáticos llegan pronto. Cuando estén disponibles serán un punto de partida que siempre debes revisar; el acta válida es la que tú das por buena.

Descargar el acta en PDF

Cuando la reunión tiene su resumen generado, en la cabecera aparece el botón Descargar acta PDF. Genera el acta con el resumen, las decisiones, las tareas y los asistentes, lista para enviar o archivar.

Exportar el histórico

Desde el listado de reuniones puedes Exportar CSV o Exportar Excel del histórico para informes o seguimiento.

Consejos

• Vincula siempre la reunión a su proyecto o cliente: así el acta queda en su contexto y las tareas se localizan fácil.
• Revisa el resumen de la IA antes de darlo por bueno. Es un borrador, no la última palabra.
• Asigna responsable y fecha límite a cada acuerdo. Una tarea sin dueño no se hace.

Errores frecuentes

• Dejar las tareas sin responsable. Pierdes el seguimiento de los acuerdos.
• Dar por buena la transcripción sin leerla. La IA ayuda, pero el acta la firmas tú.
• No descargar el acta. El registro vive en el sistema; el acta en PDF es lo que envías y archivas.