Enviar la factura por email
Vídeo en camino. Mientras tanto tienes el manual escrito completo de esta lección aquí abajo, paso a paso.
Una vez emitida, la factura tiene que llegar a tu cliente. AECO360° la envía por email con su PDF adjunto, propone el destinatario, el asunto y el mensaje, y deja registro de cada envío para que sepas en todo momento qué se ha mandado y cuándo. En esta lección verás cómo enviar una factura por correo paso a paso. Usamos el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.
Antes de enviar: dos requisitos
Para que el envío funcione, necesitas dos cosas:
- La factura tiene que estar emitida. No se pueden enviar facturas en borrador; primero pulsa Emitir. El sistema te lo recordará si intentas enviar un borrador.
- Tu estudio debe tener el servidor SMTP configurado en Ajustes › Email. Si no lo está, AECO360° te avisa y no deja enviar hasta que lo configures.
Enviar la factura paso a paso
- Entra en Facturación › Facturas y abre la factura emitida.
- En su ficha, pulsa Enviar por email. Se abre una ventana con todo precargado.
- Revisa los campos:
- Destinatario: se propone el email del cliente. Puedes cambiarlo.
- Copia (CC) y Copia oculta (BCC): opcionales, por si quieres mandar copia a tu gestoría o a ti mismo.
- Asunto y Mensaje: vienen rellenos desde tus plantillas de comunicación, con el nombre del cliente, el número de factura, el total y la fecha de vencimiento ya sustituidos. Ajústalos a tu gusto.
- El PDF de la factura se adjunta automáticamente: no tienes que generarlo ni subirlo a mano.
- Pulsa Enviar. La factura queda encolada para envío.
El envío es asíncrono: se procesa en segundo plano, así que la pantalla no se queda esperando.
El histórico de envíos
Cada envío queda registrado en el histórico de la ficha de la factura, con su asunto, destinatario y estado. Desde ahí puedes:
- Comprobar si el correo salió correctamente.
- Reenviar la factura si el cliente dice que no la ha recibido: el reenvío genera una nueva fila en el histórico.
Este registro es tu prueba de que enviaste la factura y a quién.
Personalizar el asunto y el mensaje
El asunto y el cuerpo que se proponen salen de las plantillas de comunicación de tu estudio. Si quieres cambiar el texto base que se usa para todas las facturas, edítalo en los ajustes de Email del estudio; si solo quieres retocar un envío concreto, hazlo directamente en la ventana antes de pulsar Enviar. Las plantillas admiten variables como el nombre del cliente, el número de documento, el total y el vencimiento, que se rellenan solas.
Consejos
- Emite la factura antes de intentar enviarla: el envío de borradores está bloqueado a propósito.
- Asegúrate de que el cliente tiene un email asignado, o indica uno en el campo Destinatario.
- Usa el campo BCC para guardarte una copia oculta de cada factura enviada.
- Consulta el histórico antes de reenviar: quizá el correo ya salió y solo está en la bandeja de tu cliente.
Errores frecuentes
- Intentar enviar un borrador. Emite la factura primero.
- SMTP sin configurar. Sin servidor de correo en Ajustes › Email, no se puede enviar.
- Cliente sin email. Si no tiene correo asignado, escribe el destinatario a mano.
- Reenviar a lo loco. Revisa el histórico para no duplicar envíos innecesarios.