Facturas rectificativas y anulación

Una factura emitida no se borra y no se edita: es inmutable. Cuando hay que corregir o dejar sin efecto una factura ya emitida, AECO360° lo resuelve con dos herramientas distintas: la factura rectificativa y la anulación. En esta lección verás cuándo usar cada una, cómo se hacen y por qué el sistema no te deja "borrar y volver a hacer". Usamos el estudio de demostración Estudio Riquelme como ejemplo.

Por qué no se borra una factura

Una vez emitida, la factura queda congelada: no puedes editarla desde el formulario ni eliminarla para rehacerla. Esto es intencionado y responde a la exigencia legal de inalterabilidad: las facturas deben conservarse íntegras y trazables. Por eso cualquier cambio posterior pasa por una rectificativa, y dejar una factura sin efecto pasa por anularla, no por suprimirla.

Crear una factura rectificativa

La rectificativa es el mecanismo legal para corregir una factura ya emitida (un importe mal, un concepto erróneo, una anulación contable):

1. Abre la factura emitida en Facturación › Facturas.
2. Pulsa Rectificativa y confirma.
3. AECO360° genera una factura rectificativa nueva, en borrador, con todas las cantidades negadas respecto a la original (es decir, en negativo). Hereda cliente, proyecto, descripción y fiscalidad de la factura corregida.
4. La rectificativa nace en su propia serie (por defecto la serie R) con su número correlativo.
5. Revísala y, si procede, ajústala. Cuando esté conforme, emítela como cualquier otra factura.

La factura original no se toca: sigue intacta. La rectificativa queda enlazada a ella ("Rectifica..."), de modo que la trazabilidad entre ambas se mantiene. Solo se pueden rectificar facturas ya emitidas: una factura aún en borrador no se rectifica, se edita.

Anular una factura

Anular deja la factura sin efecto sin generar una rectificativa, cambiando su estado:

1. En la ficha de la factura, pulsa Anular y confirma.
2. La factura pasa al estado Anulada.

Hay dos reglas que debes conocer:

• No se puede anular una factura con cobros registrados. Si la factura ya tiene pagos anotados, primero anula esos pagos y luego anula la factura.
• Una factura ya anulada no se vuelve a anular.

Las facturas anuladas quedan fuera del cálculo de rentabilidad, pero siguen existiendo en el sistema: no desaparecen.

Rectificar o anular: cuál uso

• Usa la rectificativa cuando necesites una factura de corrección que documente el ajuste (cambio de importe, devolución, corrección de datos con efecto contable). Es la vía formal frente a la AEAT.
• Usa la anulación para dejar una factura sin efecto en tu gestión cuando proceda y no haya cobros de por medio.

En muchos casos lo correcto es emitir una rectificativa, porque deja constancia documental del movimiento.

Normativa que aplica

Las facturas rectificativas están reguladas en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), que establece cuándo y cómo debe expedirse una factura rectificativa y exige series específicas para ellas. La inalterabilidad de las facturas y la imposibilidad de borrarlas sin rastro son requisitos del sistema Verifactu (Real Decreto 1007/2023 y desarrollo): los registros deben ser íntegros, conservados y trazables. Por eso AECO360° corrige con rectificativas en lugar de permitir editar o eliminar facturas emitidas.

Consejos

• Antes de emitir, revisa bien la factura en borrador: tras emitir, solo podrás corregirla con una rectificativa.
• Para anular una factura cobrada, anula primero los pagos; el sistema no te dejará en otro orden.
• Conserva el enlace entre rectificativa y original: es tu trazabilidad ante una inspección.

Errores frecuentes

• Intentar editar una factura emitida. No se puede; crea una rectificativa.
• Querer anular una factura con cobros. Anula primero los pagos registrados.
• Rectificar un borrador. Un borrador se edita; la rectificativa es solo para facturas emitidas.