Documentos del proyecto
Vídeo en camino. Mientras tanto tienes el manual escrito completo de esta lección aquí abajo, paso a paso.
La ficha de cada proyecto tiene su propia pestaña de Documentos, donde guardas toda la documentación del encargo: planos, memorias, contratos, certificados y cualquier archivo que pertenezca a ese expediente. Tenerlo todo colgando del proyecto te ahorra buscar en carpetas sueltas: vas a la ficha y ahí está. En este capítulo verás cómo subir, compartir, firmar y gestionar los documentos de un proyecto.
Subir un documento al proyecto
- En el menú lateral, abre Trabajo › Proyectos y entra en el proyecto.
- En la ficha, abre la pestaña Documentos.
- En el bloque "Subir documento", elige el archivo de tu equipo y pulsa Subir.
- El documento aparece al instante en la lista con su nombre, tipo, tamaño y fecha de subida.
Se admiten los formatos habituales de un estudio: PDF, Word (doc/docx), Excel (xls/xlsx), OpenDocument (odt/ods), imágenes (PNG, JPG, WebP), planos DXF/DWG y ZIP. El tamaño máximo por archivo es de 15 MB. Si el archivo no cumple el formato o supera el tamaño, AECO360° te avisa y no lo sube.
Para poder subir necesitas el permiso de subida de documentos y permiso para editar el proyecto; un perfil de solo lectura podrá ver y descargar, pero no subir ni borrar.
Compartir un documento con el cliente
Por defecto, los documentos del proyecto son internos: solo los ve tu equipo. Si quieres que el cliente vea uno desde su portal:
- En la lista de documentos del proyecto, pulsa Compartir con cliente sobre el archivo.
- Queda marcado como compartido y aparece en el portal del cliente.
- Para revertirlo, pulsa Dejar de compartir: el cliente deja de verlo.
Solicitar la firma de un documento
Si un documento está compartido con el cliente y aún no está firmado, aparece la opción Solicitar firma:
- Pulsa Solicitar firma sobre el documento compartido.
- El cliente recibe un aviso por email para firmarlo desde su portal.
- Cuando lo firma, el documento muestra la fecha de firma y queda disponible un acta de firma descargable.
Descargar y eliminar
Cada documento de la lista ofrece Descargar para recuperar el archivo original, y Eliminar para retirarlo (te pide confirmación). Ambas acciones dependen de tus permisos.
Dónde se guardan de verdad
No tienes que preocuparte de rutas ni carpetas: AECO360° almacena cada archivo de forma segura a través de su sistema de ficheros, organizado por estudio y fecha, y las descargas pasan siempre por un control de permisos. Tú solo trabajas con la lista de la ficha.
Normativa que aplica
- Si subes documentos con datos personales (contratos, escrituras, identificaciones), su tratamiento se rige por el RGPD y la LOPDGDD: súbelos con una finalidad legítima y compártelos solo con quien proceda.
- Comparte con el cliente únicamente lo que deba ver; el resto se mantiene interno por defecto, que es lo correcto.
- Pide la firma cuando el documento esté en su versión definitiva: el acta de firma queda como prueba de la conformidad.
Consejos
- Sube cada archivo al proyecto al que pertenece de verdad: ganarás tiempo cuando lo busques.
- Usa nombres de archivo claros antes de subir (por ejemplo, "memoria-constructiva-v2.pdf"); el nombre es lo primero que se ve.
- Marca como compartido solo lo que quieras que vea el cliente; lo demás, interno.