Visados y licencias de obra: cómo llevarlos en un estudio técnico sin perder plazos

En un estudio técnico, los trámites no suelen fallar por falta de conocimiento. Fallan porque viven repartidos: el requerimiento del colegio en un correo, el número de expediente municipal en un pósit, la fecha de caducidad de la licencia en la cabeza de quien llevó el trámite. Y un día el cliente llama porque la obra no puede empezar, o porque el ayuntamiento le ha notificado la caducidad de una licencia que nadie vigilaba.

Esta guía repasa qué exige la norma sobre visados y licencias de obra, qué partes cambian según la comunidad autónoma, el municipio o el colegio, y cómo montar un sistema de seguimiento que no dependa de la memoria de nadie.

Índice

1. Visado colegial: cuándo es obligatorio y qué comprueba
2. Licencia, declaración responsable y comunicación previa
3. Los plazos que de verdad importan
4. Cómo organizar los trámites en el estudio
5. Ejemplo práctico: una vivienda unifamiliar de principio a fin
6. Errores frecuentes que cuestan semanas
7. Cómo lo resuelve AECO360°
8. Preguntas frecuentes
9. Conclusión

Visado colegial: cuándo es obligatorio y qué comprueba

La lista cerrada del Real Decreto 1000/2010

Desde 2010, el visado colegial obligatorio es la excepción, no la regla. El Real Decreto 1000/2010, de 5 de agosto, sobre visado colegial obligatorio, fija en su artículo 2 una lista cerrada de trabajos que deben visarse. En edificación son estos:

• Proyecto de ejecución de edificación y certificado final de obra, cuando la obra requiera proyecto según el artículo 2.2 de la Ley 38/1999, de Ordenación de la Edificación (LOE).
• Proyecto de ejecución y certificado final que deban presentarse en un procedimiento de legalización de obras de edificación.
• Proyecto de demolición de edificaciones que no requiera el uso de explosivos.

El resto de la lista se refiere a voladuras, explosivos, pirotecnia y minería. Todo lo demás (proyectos básicos, informes, certificados de eficiencia energética, la mayoría de los proyectos de actividad o de instalaciones que no encajen en esa lista) solo se visa si el cliente lo pide de forma expresa, o si una administración lo exige dentro de sus competencias.

Hay dos matices que conviene tener presentes:

• Un solo visado por trabajo. Cuando el proyecto se completa con proyectos parciales u otros documentos técnicos, basta un único visado del colegio competente en la materia principal (artículo 3 del RD 1000/2010).
• Contratos públicos. Si el proyecto lo informa una oficina de supervisión de la administración, no hace falta visado previo, y la administración contratante puede eximir de él en otros casos (artículo 4).

Qué comprueba el colegio y qué no

El artículo 13 de la Ley 2/1974, de Colegios Profesionales (redactado por la Ley 25/2009), delimita el alcance del visado: el colegio comprueba la identidad y habilitación profesional del autor y la corrección e integridad formal de la documentación, de acuerdo con la normativa aplicable. El visado no entra en los honorarios ni en las condiciones contractuales, y tampoco es un control técnico de los elementos facultativos del trabajo.

En la práctica, esto significa que la mayoría de las subsanaciones que pide un colegio son formales: falta un documento, una firma, un anexo, una hoja de encargo o la acreditación del seguro. Son evitables con una lista de comprobación propia, y conviene tenerla por colegio, porque cada uno publica sus propios requisitos documentales y sus tasas.

La ida y vuelta de la subsanación

El ciclo típico de un visado es: presentación, revisión, requerimiento de subsanación (si lo hay), nueva presentación y visado. El plazo que da el colegio para responder a un requerimiento, y el tiempo que tarda en revisar, dependen de las normas de cada colegio. No hay un plazo estatal único que puedas dar por hecho. Lo importante es anotar el plazo que figura en el requerimiento el mismo día que llega.

Licencia, declaración responsable y comunicación previa

Quién regula qué

El régimen de los títulos urbanísticos es sobre todo autonómico y municipal. La norma estatal (el Texto Refundido de la Ley de Suelo y Rehabilitación Urbana, Real Decreto Legislativo 7/2015) fija algunas bases. Su artículo 11.4 exige acto expreso, con silencio negativo, para las obras de edificación, construcción e implantación de instalaciones de nueva planta, entre otros actos. A partir de ahí, cada comunidad autónoma decide qué actos van por licencia y cuáles por declaración responsable o comunicación previa, y cada ayuntamiento lo concreta en sus ordenanzas.

Por eso, la misma reforma de una cocina puede ir por declaración responsable en un municipio y por licencia en otro. Antes de presupuestar los plazos de un encargo, comprueba siempre la ley autonómica del suelo y la ordenanza municipal que aplica.

Los tres títulos más habituales

| Título | Cuándo se usa (en general) | Cuándo puedes empezar | Riesgo típico | |---|---|---|---| | Licencia urbanística | Obra nueva, ampliaciones, intervenciones que requieren proyecto según la LOE y otros actos que la ley autonómica reserva | Cuando se concede de forma expresa | Plazos de resolución largos y caducidad si no se inicia o termina a tiempo | | Declaración responsable | Actos de menor entidad que la ley autonómica habilita (reformas sin variación esencial, primera ocupación en algunas comunidades, etc.) | Desde la presentación completa, según la norma aplicable | Comprobación posterior del ayuntamiento: si falta documentación, puede dejar sin efecto el título | | Comunicación previa | Actuaciones que solo exigen poner en conocimiento de la administración | Desde la comunicación o en el plazo que fije la norma | Que el acto no encaje en el supuesto y requiera otro título |

La declaración responsable y la comunicación previa están reguladas con carácter general en el artículo 69 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común: la inexactitud, falsedad u omisión de carácter esencial en lo declarado impide continuar con la actuación desde que se constata, sin perjuicio de otras responsabilidades. Para el técnico, eso significa que la documentación que acompaña a una declaración responsable tiene que estar tan cuidada como la de una licencia.

Un ejemplo autonómico: la Comunidad de Madrid

Para que se vea cuánto concretan las leyes autonómicas, la Ley 9/2001, del Suelo de la Comunidad de Madrid, tras su reforma por la Ley 1/2020, establece entre otras cosas:

• Un plazo máximo de tres meses para resolver y notificar las licencias urbanísticas, con silencio desestimatorio (artículo 154).
• Si la licencia no indica plazos, un año para iniciar y tres años para terminar las obras (artículo 158.1).
• Para las actuaciones con declaración responsable, seis meses para iniciar y un año para terminar desde su presentación (artículo 158.2).
• Una única prórroga, por un plazo no superior al inicial, si se pide antes de que venza el plazo (artículo 158.3).

Otras comunidades tienen reglas distintas, y muchos ayuntamientos fijan los plazos en la propia resolución. No uses estas cifras fuera de Madrid sin comprobar tu norma, y aun en Madrid revisa la redacción vigente antes de aplicarlas a un caso concreto.

Los plazos que de verdad importan

Un expediente tiene más fechas de las que parece. Estas son las que suelen dar disgustos:

Plazos que corren contra ti

• Subsanación del colegio. El plazo que indique el requerimiento. Si se pasa, normalmente toca volver a empezar o, como mínimo, dar explicaciones al cliente.
• Subsanación del ayuntamiento. Cuando una solicitud no reúne los requisitos, la administración requiere al interesado para que la complete en un plazo de diez días, con la advertencia de que, si no lo hace, se le tendrá por desistido (artículo 68.1 de la Ley 39/2015). Ese plazo puede ampliarse hasta cinco días más en algunos supuestos, pero no cuentes con ello.
• Inicio y terminación de obras. Los que fije la licencia o, en su defecto, la ley autonómica. Su incumplimiento abre la puerta a la declaración de caducidad, que normalmente exige un procedimiento con audiencia al interesado.
• Prórroga. Casi siempre hay que pedirla antes de que venza el plazo que se quiere prorrogar. Pedirla un día tarde suele ser lo mismo que no pedirla.

Plazos que corren contra la administración

• Plazo máximo de resolución. Lo fija la norma de cada procedimiento. Si no lo fija, es de tres meses (artículo 21.3 de la Ley 39/2015).
• Silencio. Para obra nueva, el silencio es negativo por mandato del artículo 11.4 del TRLSRU. En otros actos depende de la ley autonómica. Vigilar el plazo de resolución te sirve para saber cuándo reclamar, recurrir o, al menos, avisar al cliente con datos.

Plazos internos del estudio

Son los que tú decides y nadie te va a recordar:

• Días que dejas pasar sin respuesta del colegio antes de llamar.
• Días que un expediente puede estar «en trámite» en el ayuntamiento antes de pedir información.
• Con cuánta antelación quieres saber que una licencia va a caducar (para pedir la prórroga con margen).

Cómo organizar los trámites en el estudio

Un expediente, un responsable, una ficha

La regla más útil es también la más simple: cada trámite tiene una ficha y un responsable. La ficha recoge, como mínimo:

• Proyecto y cliente.
• Tipo de trámite (visado, licencia de obra mayor, obra menor, declaración responsable, primera ocupación, actividad...).
• Organismo (colegio o ayuntamiento, con la oficina o sección).
• Número de expediente o de visado.
• Fechas: presentación, requerimientos, plazos de respuesta, resolución, caducidad.
• Tasas e impuestos pagados (tasa colegial, tasa municipal, ICIO) y fecha de pago.
• Documentos: lo presentado, los requerimientos recibidos y las resoluciones.

Un estado claro en cada momento

Un trámite siempre debería estar en un estado que cualquiera del equipo entienda de un vistazo:

| Fase | Visado | Licencia | |---|---|---| | Preparación | Borrador | Borrador | | Entregado | Presentado | Presentada | | Con requerimiento | Subsanación | En trámite (con requerimiento anotado) | | Cerrado con éxito | Visado (con número) | Concedida (con expediente y caducidad) | | Cerrado sin éxito | Rechazado | Denegada o retirada | | Vigilancia posterior | - | Vigente, próxima a caducar o caducada |

Avisos que lleguen antes del problema

Una lista de expedientes no sirve si hay que acordarse de mirarla. Lo que de verdad evita sustos son los avisos con antelación: un requerimiento que vence en pocos días, un visado presentado hace dos meses sin noticias, una licencia que caduca dentro de 60 días. Decide tus umbrales y haz que el sistema te los recuerde.

Presupuesta el trámite, no solo el proyecto

Los trámites consumen horas: preparar documentación, ir y venir con el colegio, atender requerimientos municipales. Si no aparecen en tu presupuesto de honorarios, los estás regalando. Desglosa en el presupuesto las tasas como suplidos y deja claro qué pasa si la administración pide documentación adicional. Si quieres repasar cómo estructurar el presupuesto, tienes la guía Cómo hacer un presupuesto de proyecto técnico.

Ejemplo práctico: una vivienda unifamiliar de principio a fin

Supongamos un encargo de vivienda unifamiliar de nueva planta. Los datos son ficticios y los plazos, ilustrativos: los reales dependen de tu colegio, tu comunidad y tu ayuntamiento.

1. Semana 0. Firmas el encargo. Abres la ficha del proyecto y creas dos trámites en borrador: el visado del proyecto de ejecución y la licencia de obra mayor, enlazada a ese visado.
2. Semana 3. Presentas el proyecto en el colegio. El visado pasa a «Presentado» con fecha.
3. Semana 4. El colegio pide subsanar: falta un anexo y una firma en la hoja de encargo, con diez días para responder. Lo anotas con su plazo. El aviso salta cuando quedan siete días.
4. Semana 5. Subsanas y vuelves a presentar. La fecha de la primera presentación se conserva para que el historial sea fiel.
5. Semana 6. Obtienes el visado. Anotas el número y adjuntas el justificante a la ficha.
6. Semana 6. Presentas la solicitud de licencia con el proyecto visado, pagando tasa e ICIO según la ordenanza. La licencia pasa a «Presentada» y después a «En trámite».
7. Mes 4. El ayuntamiento concede la licencia. Anotas el número de expediente y la fecha de caducidad que figura en la resolución (o la que resulte de la norma autonómica si la resolución no la indica).
8. Mes 4 en adelante. La licencia queda vigilada. Si la obra se retrasa por financiación, el aviso de caducidad con 60 días de margen te da tiempo a pedir la prórroga antes del vencimiento.
9. Fin de obra. El certificado final de obra también requiere visado: lo das de alta como un nuevo trámite. Y después vendrá la licencia de primera ocupación o la declaración responsable equivalente, según la comunidad.

Lo importante del ejemplo no son las semanas, sino que en ningún momento hay una fecha que solo esté en la cabeza de alguien.

Errores frecuentes que cuestan semanas

• Dar por hecho el plazo de otra comunidad. Lo que vale en Madrid no vale en Valencia ni en Andalucía. Compruébalo siempre.
• No anotar el plazo del requerimiento el día que llega. Un correo leído en el móvil un viernes se olvida con facilidad.
• Confundir la fecha de concesión con la de notificación. Los plazos suelen contar desde la notificación o desde el día siguiente. Anota ambas si las tienes.
• Pedir la prórroga tarde. Casi todas las normas exigen solicitarla antes del vencimiento.
• No guardar el justificante. El número de registro de entrada es tu prueba de que presentaste en plazo.
• Llevar los trámites fuera del proyecto. Si el trámite no está vinculado al proyecto, nadie lo ve cuando revisa la obra.
• No repercutir el tiempo de los trámites. Una licencia con dos requerimientos puede costarte más horas que alguna fase del proyecto.

Cómo lo resuelve AECO360°

AECO360° incluye un módulo de Visados y licencias pensado para el seguimiento de los trámites de tu estudio. Conviene dejar claro su alcance: el ERP no envía nada al colegio ni al ayuntamiento. La presentación la haces tú por los canales oficiales; AECO360° lleva el control de lo que has presentado, en qué estado está y qué fecha vence.

Lo que puedes hacer:

• Visados con su ciclo completo. Creas el visado vinculado a un proyecto (disciplina, tipo de documento, colegio, colegiado responsable, tasa colegial) y registras cada paso: Borrador, Presentado, Subsanación (con el detalle y el plazo para responder), Visado (con su número) o Rechazado (con el motivo). Todo queda en la línea temporal del trámite.
• Licencias y otros títulos. Obra mayor, obra menor, primera ocupación, actividad o apertura, derribo, comunicación previa, declaración responsable y autorizaciones autonómicas o sectoriales. Registras administración, número de expediente, tasa, ICIO, fecha de concesión y fecha de caducidad, y puedes enlazarla con su visado.
• Avisos con antelación. El ERP avisa cuando el plazo de una subsanación vence en 7 días o menos, cuando un visado lleva 60 días presentado sin respuesta, cuando una licencia concedida caduca en 60 días o menos y cuando una licencia lleva 90 días en trámite. Los tres últimos umbrales los ajustas tú. Los avisos aparecen en la campana de avisos, en el Dashboard y en el panel del proyecto (no se envían por correo).
• Renovaciones. Cuando obtienes una prórroga, la registras con la nueva fecha de caducidad (y el nuevo número de expediente, si cambia).
• Documentos en cada trámite. Adjuntas el requerimiento, el justificante de presentación o la resolución a la ficha del visado o de la licencia.
• Panel por proyecto y listados exportables. Cada proyecto muestra sus visados favorables, pendientes, licencias activas y alertas, y puedes exportar los listados a Excel o CSV.

Una precisión importante: la fecha de caducidad la indicas tú. AECO360° no la calcula, porque depende de la resolución, de la ley autonómica y de la ordenanza municipal. Lo que sí hace es vigilarla en cuanto la anotas.

Para los demás plazos del expediente (preparar un anexo, llamar al colegio, revisar la ordenanza) puedes crear tareas vinculadas al proyecto, con fecha y responsable. Y si quieres ver el paso a paso, la Academia tiene las lecciones de visados colegiales, licencias y umbrales y alertas.

Preguntas frecuentes

¿Hay que visar el proyecto básico?

No con carácter obligatorio según el RD 1000/2010, que solo incluye el proyecto de ejecución, el certificado final de obra, los de legalización y los de demolición (además de los supuestos de minería y explosivos). Puede visarse de forma voluntaria si el cliente lo pide, y algunas administraciones lo solicitan en sus procedimientos. Consulta el criterio de tu ayuntamiento.

¿El visado garantiza que el proyecto cumple el CTE?

No. Según el artículo 13 de la Ley de Colegios Profesionales, el visado comprueba la identidad y habilitación del autor y la corrección e integridad formal del trabajo. No es un control técnico del contenido. La responsabilidad técnica sigue siendo del autor.

¿Cuánto tarda un ayuntamiento en conceder una licencia de obra?

Depende de la norma aplicable y de la carga de trabajo del ayuntamiento. Si la norma no fija plazo, el máximo legal es de tres meses (artículo 21.3 de la Ley 39/2015). En obra nueva, el silencio es negativo. En la práctica, muchos ayuntamientos superan esos plazos: por eso conviene vigilar las fechas y avisar al cliente con datos.

¿Qué pasa si la licencia caduca?

La caducidad no suele ser automática: normalmente la declara el ayuntamiento tras un procedimiento con audiencia al interesado. Una vez declarada, se extingue el título y hay que solicitar uno nuevo conforme al planeamiento vigente, que puede haber cambiado. La forma de evitarlo es pedir la prórroga antes del vencimiento.

¿Una declaración responsable es menos exigente que una licencia?

Es más rápida, no menos exigente. Permite empezar antes, pero la administración comprueba después, y una omisión esencial puede dejar sin efecto la actuación (artículo 69 de la Ley 39/2015). La documentación técnica tiene que estar igual de completa.

¿AECO360° presenta el visado o la licencia por mí?

No. AECO360° lleva el seguimiento: estados, plazos, avisos, documentos y tasas. La presentación se hace por los canales del colegio y del ayuntamiento.

Conclusión

Los visados y las licencias no se pierden por desconocimiento, se pierden por dispersión. La norma es conocida, aunque varíe por comunidad, municipio y colegio. Lo que marca la diferencia es tener cada trámite en una ficha, con su estado, su responsable y sus fechas, y que las alertas lleguen antes que el problema.

Si quieres llevar tus visados y licencias dentro de cada proyecto, con avisos de subsanación, de caducidad y de expedientes estancados, prueba AECO360° o revisa todo lo que incluye en funcionalidades.